Atendimento telefônico reforça marca

DCI

Independente de ser um contato ativo ou passivo, uso comercial do telefone deve ter regras. O contato telefônico com clientes e fornecedores é uma das modalidades formais de relacionamento e o modo como isso se dá revela o perfil da empresa

Em um mercado cada vez mais competitivo é preciso encontrar formas de sobrevivência. Ou melhor, caminhos para conquistar clientes e fidelizá-los. Para isso, os empreendedores contam com várias ferramentas. Uma delas é o telefone. Mas é preciso ter cuidado, alertam os consultores. O atendimento telefônico pode ser uma faca de dois gumes: se bem feito aproxima e conquista o cliente, se mal utilizado pode afastá-lo.

“As micro e pequenas empresas devem cuidar de todo contato que têm com o mercado, do fornecedor ao cliente”, diz Wlamir Bello, consultor de Marketing do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de São Paulo (Sebrae-SP). Isso se estende aos outros pontos de relação com o cliente, sejam eles presencial — o famoso corpo-a-corpo —, ou por site, mala-direta, e-mail ou fax. A escolha do meio de comunicação para atuar no mercado e dialogar com os clientes vai depender da estratégia que cada empreendedor decidir traçar e o ramo que atua.

Segundo dados levantados por uma pesquisa do Sebrae-SP, os empreendedores paulistas já entenderam a necessidade da qualidade de atendimento por telefone, tanto assim que 80% deles fazem desta sua estratégica número um para vendas. Na busca por um diferencial competitivo, esse meio pode ser um eficiente mecanismo. “Porém é preciso definir a estratégia. Por exemplo: eu vou apenas receber ligações ou também vou usar o telefone para prospectar clientes?”, ressalta o consultor.

No caso de negócios onde a empresa receberá um grande número de telefonemas, deve-se lembrar que o cliente ficará frustrado se tentar ligar várias vezes e o número só der ocupado. Por isso, é preciso dispor, sempre que possível, de mais de uma linha. E acrescenta: “o call center poder ser recomendável. Há hoje softwares simples, ou mesmo um sistema de ramal em espera”.

Para o consultor é primordial colocar na balança a relação custo-benefício de um investimento na balança. “Em alguns ramos o call center é fundamental e pode não ficar tão caro”. É o caso de uma pizzaria que trabalha com serviço de entrega. Nesse tipo de negócio é importante ter um sistema integrado ao computador com o cadastro dos clientes. “Assim é possível identificar o seu último pedido, atender com a agilidade e poder surpreendê-lo positivamente”, destaca Bello.

Outro lado

O desconhecimento na hora de usar o recurso “telefone” pode ser nocivo para o negócio. Basta lembrar quantas vezes as pessoas, de modo geral, já reclamaram de se sentir ‘invadidas’ por ligações de empresas. Para o consultor, tudo depende da abordagem que se faz, daí a importância de observar o perfil de cada cliente.

E o amadorismo pode prejudicar. É o caso de empresas familiares que têm como número de contato o telefone residencial. Até mesmo dentro de casa as pessoas precisam estar treinadas — ou no mínimo preparadas — para receber as demandas telefônicas relativas à empresa. “Não dá para esquecer que esse é um contato com o seu cliente”, alerta o consultor.

Nas empresas que têm funcionários, o treinamento também deve ser reforçado. Manter postura profissional e prestar um atendimento satisfatório são regras básicas. É preciso ter as respostas condizentes com as possíveis dúvidas, ao menos, as mais freqüentes.

Para isso existe o “roteiro”. Uma espécie de “manual” que reproduz informações básicas que devem ser passadas. Por exemplo: o que a empresa produz, qual o serviço que presta, as formas de pagamento, os prazos de entrega, o horário de funcionamento, das entregas, o diferencial do produto ou serviço ofertado. “Cada ligação é mais uma oportunidade de se conhecer melhor o cliente”, comenta Bello, para quem é necessário organizar, planejar a demanda com antecedência. “Dicas básicas como ser preciso, claro, natural, usar frases curtas e objetivas e ter boa dicção são essenciais, assim como evitar ao máximo usar ‘gerundismo’, muitos termos técnicos ou gírias e nunca atender as ligações fumando, comendo, chupando balas ou mascando chicletes. É bom ter em mente que o telefone aproxima, e evitar palavras negativas e o excesso de intimidade é importante. Além disso, não se deve prometer aquilo que não será possível cumprir“, sustenta.

Profissionalismo

O perfil dos clientes também mudou. Eles não suportam mais aquele estilo extrovertido que fala demais e tenta empurrar a todo custo o produto ou serviço. “A chave está, antes de tudo, em aprender a escutar”, indica Bello.

Segundo o presidente da Associação Brasileira de Telemarketing (ABT), Topázio Silveira Neto, o consumidor está ficando mais exigente. Daí a maior responsabilidade do serviço de atendimento telefônico, “que tem de encontrar condições de atender aos clientes”. O executivo conta que em Portugal e em outros países da União Européia já existem estudos para calcular o aumento de produtividade em razão do tempo/dinheiro que se poupa utilizando recursos criados graças ao sistema de atendimento eletrônico. “A gente tem de levantar a discussão em torno do meio virtual, que se torna o principal canal de comunicação entre empresa e clientes no mundo inteiro por causa da velocidade imposta pelo dia-a-dia das pessoas”, afirma.

Dados da ABT revelam que existem hoje, no Brasil, 125 milhões de linhas telefônicas entre fixas e móveis. À primeira vista, esse número pode parecer uma facilidade à entrada no mercado e o contato com consumidores. Hoje o call center é operado de várias formas e estratégias. “Ele pode resgatar o valor da marca quando você é bem atendido e consegue encontrar uma solução para o cliente. Mas é preciso ser cauteloso, pois o efeito inverso também acontece”. Percebe-se que a qualidade do atendimento telefônico não está apoiada só na tecnologia; conta, e muito, o treinamento que o atendente tem.

Merchandising como ferramenta estratégica

Bruno Mello

A fragmentação da mídia, a infinidade de produtos semelhantes nas gôndolas, as constantes mudanças e a infidelidade do consumidor são algumas das razões pelas quais 81% das pessoas decidem o que vão comprar somente na hora do vamos ver. Ou seja, no ponto de venda. Neste cenário, especialistas apontam o PDV como uma forte mídia e um lugar estratégico para a construção de uma marca.

De acordo com Maurício Morgado (foto), professor da FGV-SP, a avalanche de informações que o consumidor enfrenta ao ler um jornal, andar pela rua, assistir à TV ou navegando pela internet faz com que as mensagens que tinham muito efeito pouco tempo atrás hoje não tragam tanto resultado como antes. “Isso faz crescer a importância do PDV porque é lá que o consumidor está prestando atenção”, diz em entrevista ao Mundo do Marketing.

A afirmação de Morgado ganha eco nas opiniões de Heloísa Omine, presidente do POPAI Brasil, e de Regina Blessa, autora do livro Merchandising no Ponto de Venda (Editora Atlas). “O PDV virou mídia. É um excelente veículo e há empresas que não fazem mídia tradicional”, aponta Regina. “Significa dizer que, dentro da comunicação integrada, o merchandising é um dos principais veículos de comunicação de marketing”, completa Heloísa.

Ferramenta estratégica

Segundo as especialistas, é no ponto de venda – um espaço tridimensional - que as promessas feitas pela comunicação se concretizam. E é o merchandising que vai chamar atenção do consumidor que, sem ter uma lista de compras na mão, vai andar pela loja inteira atrás de um produto. “O brasileiro compra de forma emocional. Por isso, o que tiver bem exposto vai levar a preferência do consumidor”, explica Regina Blessa (foto) ao site. Para ela, ter uma equipe cuidando do ponto de venda, vendo se não está faltando o produto, se estão bem expostos e bons materiais de divulgação é o começo para uma estratégia de merchandising.

Conforme Heloísa Omine, a estratégia passa a ganhar lugar de destaque nas ações de ponto de venda. “As empresas devem deixar de pensar o merchandising como uma ferramenta operacional para olhá-la do prisma da estratégica, gerando processos, implementando novos formatos e mensurando o retorno dos investimentos”, explica Heloísa, adicionando que o pensamento estratégico é o melhor caminho para construção e consolidação de marca, já que com outros instrumentos, a coisa está ficando cada dia mais feia.

Conquista do cliente requer investimento

Lia Nara Bau

O cartão fidelidade é muito utilizado no varejo. Muitos pensam que ele é a única ou a melhor maneira de fidelizar, porém há diversas ferramentas que também podem ser utilizadas. "Na verdade, para fidelizar não é necessário ter cartão. É como um romance: quem ama precisa ter cartão para ser fiel? O relacionamento comercial é um caso de amor. Se não criamos coisas novas, geramos desgastes", ensina o consultor e instrutor da GM Projetos e Assessoria (Armazém/SC), José Mello Junior.

O especialista em Gestão Estratégica de Marketing, Bruno Bolzam (Campinas/SP), fala que o cartão fidelidade não é a única forma, muito menos a mais eficiente: ele é apenas uma ferramenta que muitas vezes funciona, mas em outras não. Basta entender que nem todo consumidor está em busca de barganhar sua fidelidade em troca de prêmios, bônus ou descontos em compras futuras. "Cada vez mais os clientes se tornam exigentes e ferramentas como estas se tornam menos eficientes quando o todo não atende suas necessidades", ressalta.

Um exemplo disso, explica Bolzam, é que se você tem necessidade de se divertir e relaxar para diminuir seu estresse e para isso em sua mente foi despertado o desejo de alugar um filme de comédia, você vai até a locadora mais próxima e se depara com inúmeros filmes. Mas, no caixa, descobre que não estão aceitando cartão e que você terá que sacar dinheiro para poder levar o filme. Então você se dirige até um banco próximo, saca a quantia necessária e retorna para levar seu filme. Você paga e recebe um cartão fidelidade através do qual você participará de promoções futuras. Já em casa, você assiste ao filme e descobre que ele é péssimo e que não atendeu sua expectativa, que era simplesmente se divertir e relaxar. Pelo contrário, todo o acontecido só aumentou ainda mais seu estresse. "Se isso tivesse acontecido com a maioria das pessoas, independente do produto em questão, a grande maioria não iria pensar em cartão fidelidade, simplesmente retiraria da lista de suas opções a locadora em questão, e é importante entender que isso também se aplica ao setor de calçados", frisa.

Muitos elementos e ferramentas podem funcionar como fidelizadores, tais como embalagens, brindes e ações de marketing, entre outros. Todos esses itens, segundo Mello, são importantes, mas se o varejo fizer algo personalizado com certeza o resultado será melhor. "Brindes são iguais para clientes homens e mulheres, calendários então, nem se fala. Porém, nada disso fideliza sem estar acompanhado por uma emoção perfeita no atendimento. Deve-se tratar o cliente com único", salienta. Bolzam diz que tudo isso e muito mais fazem parte da estratégia de marketing que tem por objetivo sempre suprir as necessidades do consumidor oferecendo o maior número de benefícios dentro do menor custo. E não se trata de custo monetário, mas sim de tempo, emocional, social, físico e mental. "Basicamente o cliente se torna fiel a uma marca quando a análise entre os valores nela inseridos, que são os benefícios percebidos pelo consumidor, são maiores que os custos contidos ao adquirir um produto em relação às marcas concorrentes", explica.

O uso de embalagens tem como objetivo, além de proteger os produtos no transporte, a conservação, o armazenamento e a transmissão de todos os valoresde uma empresa, por isso, pacotes diferenciados atraem mais consumidores. Já os brindes, segundo Bolzam, são interessantes para se fazer lembrar, exatamente como todas as outras formas de promoção e publicidade, que são apenas uma parte do composto de marketing, ou seja, na busca das opções de compra serve para lembrar o cliente que aquela marca está disposta a atender as necessidades dos consumidores. "Além disso, brindes são importantes para sensibilizar os clientes na hora da compra e reduzir os custos emocional e mental que toda compra gera", afirma.

Dicas

- O atendimento perfeito é a melhor forma de fidelizar clientes

- O vendedor deve entender de cultura geral, perfil de clientes, produtos, mercado, forncedores, marketing, relações humanas

- O vendedor não deve somente atender, mas satisfazer as necessidades do cliente

- O atendimento tem um grande peso no julgamento do consumidor

Tenha uma estratégia antes de agir

Carlos Cruz

O mercado está cada vez mais concorrido. As empresas estão investindo na qualificação dos profissionais, em pesquisa, desenvolvimento e tecnologia para empregar os recursos em busca de melhores resultados. Além disso, por conta das oscilações econômicas que acabam por influenciar a realização de planos e cumprimento de metas, concluímos que o mundo dos negócios está instável.

Por essas razões, torna-se imprescindível encontrar alternativas estratégicas para alcançar soluções satisfatórias e viáveis, que tragam resultados a curto, médio e longo prazo. Mas de que forma trabalhar para conseguir esses objetivos? Será que a busca por informações estratégicas e seu processamento de forma inteligente pode ser uma boa saída?

Uma ferramenta de gestão empresarial bastante utilizada é a análise S.W.O.T., que consiste no estudo do cenário externo e da realidade interna de uma organização. Esse tipo de medida é de fundamental importância para se iniciar um projeto importante e, principalmente, para criar ações estratégicas em momentos de incerteza, porque nos permite conhecer os fatores favoráveis e desfavoráveis que o mercado apresenta, além de situar a organização dentro do seu real contexto.

É preciso tomar decisões com qualidade e colocar em prática as boas ideias, no entanto, tudo deve ser feito com cautela e com a estratégia adequada. Falo isso porque é muito comum encontrarmos casos de empresas com produtos e serviços inovadores, mas que acabam pecando nas estratégias de atuação frente ao mercado em que atuam.

O termo S.W.O.T. é uma sigla em inglês, que representa um acrônimo de:
• Forças (Strenghts),
• Fraquezas (Weaknesses),
• Oportunidades (Opportunities) e
• Ameaças (Threats).
A técnica é creditada a Albert Humphrey, que liderou um projeto de pesquisa na Universidade de Stanford nas décadas de 1960 e 1970, usando dados da revista Fortune sobre as 500 maiores corporações.

A análise S.W.O.T. é um sistema simples que tem por objetivo verificar a posição estratégica da empresa no ambiente em questão. A análise se divide em ‘ambiente interno’, composto pelos itens: forças e fraquezas. Já o ‘externo’, está relacionado às oportunidades e ameaças. A partir dessa divisão é possível estabelecer aquilo que é de responsabilidade da empresa, e o que é uma antecipação do futuro, ou seja, o que se pode traçar a respeito de possibilidades positivas ou negativas do macro ambiente econômico.

Depois de fazer o levantamento de dados é chegada a hora de cruzar as informações, para que, dessa maneira, seja possível encontrar alternativas para a sua operação de negócios. Combinando fatores externos e internos, você terá a chance de saber como suas forças podem servir como impulso para aproveitar as oportunidades já existentes no mercado, ou, ainda, saber como deve se reposicionar em relação às fraquezas para não sofrer as conseqüências das ameaças encontradas.

Há mais de três mil anos, Sun Tzu, considerado um dos maiores estrategistas militares de todos os tempos e autor do livro "A Arte da Guerra" já dizia: "Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças".

Essa ferramenta pode ajudar você na avaliação de empresas, projetos, produtos, serviços e equipes. Para isso, faça as perguntas relacionadas abaixo.
Pontos Fortes:
• O que você, sua empresa e equipe fazem bem?
• Que recursos especiais você possui e pode aproveitar?
• Quais os seus diferenciais?
• O que a concorrência, a equipe,os clientes e os fornecedores acham que você faz bem?
Pontos Fracos:
• No que você precisa ficar atento?
• O que precisa melhorar?
• Onde deve se blindar?
• Onde possui menos recursos que os demais?
• Quais são suas fraquezas identificadas pelos outros?
Ameaças:
• Que ameaças (leis, regulamentos, concorrentes) podem lhe prejudicar?
• Qual o ponto forte do seu concorrente que pode ser uma ameaça para você?
• Quais as estratégias e diferenciais dos seus concorrentes?
Oportunidades:
• Quais são as oportunidades externas que você pode identificar?
• O que seu cliente deseja e precisa que pode servir como oportunidade de negócio?
• Como agregar valor ao seu produto e ao seu serviço?
• Que tendências você pode aproveitar ao seu favor?

Após responder essas perguntas, crie planos de ações estratégicos e alcance melhores resultados.

Causa e efeito

Raúl Candeloro

Problemas! Quem não os tem? A questão é: como resolvê-los de maneira rápida e correta? Todos nós resolvemos problemas a toda hora... mas, tratando-se de problemas estratégicos, que influenciam parte ou até toda a organização, é muito importante que façamos o processo correto da resolução de problemas. Afinal, tomar a decisão errada ou resolver de maneira pouco eficiente pode ter um alto risco e um final bastante desastroso para a empresa – e para os clientes!

Justamente para nos ajudar nesse processo de resolução de problemas é que Kaoru Ishikawa criou o diagrama de causa e efeito, uma das ferramentas da qualidade mais utilizada pelas empresas do mundo todo.

Se você ainda não ouviu falar de Kaoru Ishikawa, não conseguirá mais evitar se quiser conhecer e utilizar as ferramentas da qualidade. Ishikawa é reconhecido, até hoje, pelos avanços que proporcionou nas organizações e por seus pensamentos que deram início ao conceito de qualidade total – e as ferramentas que nos ajudam a buscá-la.

O diagrama de causa e efeito – também conhecido como espinha de peixe, foi proposto por Ishikawa na década de 60. Criado originalmente para identificar as causas dos problemas no processo de produção de um produto (indústria), mas a sua utilização foi mais além, podendo ser aplicada em qualquer tipo de problemas organizacionais.

O diagrama de causa e efeito parte de um “problema” (considerado o efeito do diagrama) e de todas as influências dele (consideradas as causas do diagrama). Esse efeito e as causas identificadas são colocados no formato de uma espinha de peixe, o que facilita muito a visualização, a relação entre todas as causas e como o efeito (problema) pode ser resolvido.

Portanto, iniciamos o diagrama escrevendo o problema no lado direito – o que seria a “cabeça” do peixe. Depois, traçamos uma linha horizontal para a esquerda. Dessa linha principal, sairão outras linhas secundárias (para cima ou para baixo). Dessas linhas secundárias, sairão as terciárias e assim por diante, até chegar ao ponto final das influências.

Para um diagrama eficiente, essas causas devem ser identificadas através de um brainstorm – com toda a equipe reunida, dando opiniões e sugerindo causas. Assim, o diagrama fica muito mais verdadeiro e confiável. Ninguém melhor para identificar as influências do que as pessoas que estão diretamente ligadas ao problema.

Aqui está um passo-a-passo para o seu diagrama de causa e efeito:
1. Identifique o problema (efeito).
2. Identifique as influências do problema (causas). Primeiro as principais, seguidas das secundárias, terciárias etc. Lembre-se de fazer isso em grupo para obter opiniões diferentes que contribuam para um diagrama mais completo.
3. Coloque o efeito e suas causas no formato espinha de peixe. Escolha uma folha bastante grande para colocar o diagrama, ou então uma lousa ou quadro branco extenso – você certamente vai precisar de espaço.
4. Incentive a participação da equipe com perguntas como “O quê?”, “Por quê?”, “E o que mais?”.
5. Faça a análise do diagrama, destacando quais as causas que influenciam mais o problema analisado. Discuta isso entre os participantes para chegarem às causas que realmente são bastante influenciadoras e requerem atenção.
6. Comece a resolução das causas, uma por uma. Se possível, nomeie pessoas responsáveis por cada uma das causas. Nomeie também um supervisor geral de toda a ação para terem certeza de que tudo irá correr exatamente como planejado.
7. Analise os resultados obtidos. Reúna a equipe e mostre como o problema foi resolvido, com a ajuda de todos e principalmente com a identificação, aceitação e visualização do problema e suas causas.

Organize o seu brainstorm, identifique os problemas e suas causas, e boa resolução!

Perseguição a um mau hábito: busca de respostas

Glória W. de Oliveira Souza

Parece que o ser humano adora se autoflagelar. A garota linda, corpo escultural e outros atributos físicos não se conforma e procura desesperadamente respostas pelo abandono feito pelo namorado. Jogadores, técnico, diretoria e torcedores buscam respostas pela inesperada goleada sofrida pelo time, que minutos antes era franco favorito da vitória. Empresários e empregados se amofinam em busca de respostas pelo mal desempenho da empresa e pela demissão do corpo de funcionários. Todos têm em comum uma busca frenética por respostas que possam amenizar uma dor dissimulada: erro e culpa. Culpa e erro. O que todos não percebem é que o foco da perseguição não trará alívio às suas almas, pois direcionam suas energias em buscas das respostas, enquanto deveriam apostar todas as fichas nas perguntas. Somente as perguntas têm o poder de indicar o caminho para o conhecimento.

Em uma sociedade onde a perfeição, em qualquer nível, torna-se uma obrigação, qualquer resultado em sentido oposto é o carimbo confirmatório de inadequação social. Assim, mesmo se alguém precisa pregar um prego numa parede, ele o faz com os instrumentos que tem, já que precisa demonstrar à sociedade de que possui competência para tal, e o faz, por exemplo, com um chinelo, em vez de sair em busca da ferramenta ideal: um martelo. Exemplos não faltam. Tanto na vida pessoal, quanto na vida corporativa e nesse campo, então, pululam fatos e acontecimentos que enrubeceriam o mais tosco animal irracional, pelo fato de que, além da pressão social, há o ingrediente da pressão econômica. Nesse sentido, para fugir dessa situação, há a necessidade de praticar a rebeldia intelectual. E isso só se consegue se começar a praticar o uso das perguntas, abandonando as respostas, no sentido de que, para cada resposta, nova pergunta deve ser lançada.

Para perserguir a trilha das perguntas é fundamental o uso de ferramentas adequadas. Entre as inúmeras existentes, um conjunto delas é o “IQ3P2Q2O1C”, que permite iniciar a prática de maneira simples, em que o seu fracionamento possibilitará a multiplicação de ferramentas para o uso regular nos momentos em que situações e fatos requererem. Sendo assim, o “3P” é formado pelos elementos “Para quem?”, “Por que?” e “Por quem?”. O “2Q” conta com os indicativos “Quando?” e “Quanto?”. Já o “2O” (leia-se dois ‘ós’) é composto por “O que?” e “Onde?” e, complementando o time das Indagações e Questionamentos, o integrante do “1C”, que é o “Como?”.

Portanto, o ser humano tem como abandonar o autoflagelo. Basta praticar o “IQ3P2Q2O1C”. Assim, a garota linda, corpo escultural e outros atributos físicos compreenderia o abandono do namorado. Jogadores, técnico, diretoria e torcedores encontrariam na goleada sofrida pelo time os pontos desapercebidos que retiraram sua vitória. Da mesma forma, empresários e empregados contariam com um banco de dados do desempenho da empresa e de funcionários que permitira vislumbrar acontecimentos futuros. E ao praticar a ferramenta “IQ3P2Q2O1C” todos se permitirão buscar, de forma frenética ou não, pelo prazer do conhecimento, eliminando a dor dissimulada (erro e culpa) e auferindo a rebeldia intelectual: oportunidades e ganhos.