Monte a sua planilha de custos

Ana Clara Cenamo

27 de junho de 2004

Desde o último texto sobre negociação, no qual citei uma famigerada planilha de custos para jobs online, recebi vários e-mails me solicitando, se não a própria, ao menos que eu cedesse algumas dicas de como montar uma planilha eficaz.

Não me surpreendi com o grande número de pedidos de uma cópia da planilha…

Sabemos que muitos aqui no seu dia-a-dia se vêem às voltas com a dificuldade que é montar uma estimativa/orçamento defensável… Digo defensável porque é este o termo que me ocorre ao lembrar das inúmeras vezes em que temos que sentar frente a frente com um cliente para defender os números e atividades previstas para um determinado projeto/job proposto.

Resolvi então tentar formalizar aqui algumas dicas que podem ajudar e orientar a tarefa de elaborar uma estimativa. A planilha é só o produto final apresentado ao cliente. Antes dela várias etapas precisam ser esclarecidas e cumpridas.

1. O briefing

O primeiro passo é estar de posse de um briefing completo/detalhado, que traga todas as informações sobre o projeto a ser desenvolvido.

Por exemplo, se tivermos um projeto para um hotsite de lançamento de um produto, uma linha de maquiagem… Temos que receber do cliente toda a informação necessária: qual o foco conceitual do lançamento? O que deveremos priorizar na ação: conhecimento do produto? Compra/venda? Teremos mídia online? Se sim, qual será o objetivo para esta? Gerar cadastros? Gerar tráfego? Branding?

Existirá uma promoção? Concurso cultural? Existe uma base de dados utilizável? De que verba podemos dispor? Temos limitações de uso de tecnologia? Vamos usar som? Locução? Vídeo? Haverá produção de fotos e conteúdo ou receberemos o material do cliente?

Hoje tenho desenvolvido com meus clientes um modelo de briefing “ideal”, que também foi criado a oito mãos, fruto das idas e vindas e refações decorrentes de briefings que nunca traduziam plenamente a demanda necessária.

Fazer um bom briefing é uma tarefa delicada… caberá a este assunto um próximo texto que, com certeza, escreverei.

Mas, enfim, o que eu quis dizer é que só de posse de um briefing completo (e na maioria das vezes é preciso correr atrás do esmiuçamento de pontos indefinidos do briefing para poder completa-lo) é que podemos começar a vislumbrar o valor de um projeto em horas de trabalho.

2. Reunião de criação e planejamento

O ideal, principalmente em produtoras/agências mais estruturadas é que antes de colocar no papel um valor estimado para o projeto, façamos uma reunião de equipe para levantar as possibilidades criativas e de produção. Criação, Planejamento, Gerência de produção, Atendimento e Mídia online (se houver uma demanda de mídia incluída) avaliam o briefing e fazem suas sugestões de ações.

No caso do hotsite acima utilizado como exemplo, poderíamos pensar que haveria uma ferramenta interativa onde o usuário pudesse “maquiar” uma modelo virtual e brincar com as cores da coleção lançada… poderia haver um concurso cultural que premiasse a melhor frase… poderíamos ter um e-mail MKT inicial e formatos diferenciados de mídia etc.

3. Elaboração de uma proposta criativa e de produção – Fluxo de informação

Após uma criação coletiva e levantamento de idéias, o planejamento e produção passam a trabalhar na apresentação da proposta destas idéias (em geral em forma de um fluxo de informação estruturado muitas vezes já em um wireframe).

Nesta etapa devemos colocar no plano as melhores e mais viáveis idéias para serem apresentadas como opções ao cliente.

Sabendo o que poderá ser produzido, orçar!

Só então partimos para o orçamento propriamente dito. Colocar no papel todos os serviços e etapas necessárias para as opções de produção do job planejadas.

Tenho usado uma seqüência lógica para avaliar as etapas de cada job:

a. Planejamento

i. Quantas horas dedicadas à elaboração do plano pelo profissional de planejamento? Neste item podemos ter um profissional júnior, pleno ou sênior e os valores das horas de cada um serão diferentes.

ii. O plano aqui é muito mais conceitual e estratégico.

b. Arquitetura da Informação

1. Quantas horas dedicadas pelo profissional de AI?

a. Design Information

i. Wireframe: desenvolvimento da estrutura do site;

ii. Usabilidade: estudo do modo de utilização do site pelo usuário

c. Criação

i. Neste item temos ainda subdivisões e para cada função e qualificação profissional estabelece-se um valor de hora/homem.

1. Projeto Gráfico

a. Design de interface

b. Direção de arte

c. Ilustração

d. Animações/efeitos

e. Tratamento de imagens

2. Redação

a. Criação de Redação: desenvolvimento de textos;

b. Copy Desk de Texto: adaptação de textos para o publico alvo.

d. Implementação e Tecnologia

i. Aqui também várias qualificações e especializações profissionais determinam os valores de cada função.

1. Gerência de TI (Tecnologia)

a. Especificação da melhor tecnologia a ser utilizada: Linguagem de Programação, Banco de Dados; etc.

2. Modelagem de Banco de Dados

a. Preparação do Banco de Dados para receber as informações

3. Programação Java, .NET, html, Flash:

a. Quantas horas de cada programação?

4. Montagem:

a. Ajusta o encaixe das informações de todas as linguagens de programação utilizadas no projeto.

5. Ajustes da Implementação: verifica e faz os devidos ajustes de programação;

e. Qualidade

i. Testes/Revisão: verifica se o trabalho desenvolvido esta de acordo com o briefing fornecido pelo cliente e o funcionamento do projeto desenvolvido;

1. Checking de navegação, links, textos, layouts.

f. Gerência de Projetos

i. Produção e conteúdo: verifica a recepção de material pelo cliente, acompanha a produção do projeto quanto à linha de comunicação e seu funcionamento e distribuição de horas gastas.

1. Para este item em geral atribuo um percentual do projeto.

No final, multiplica-se tudo pelos valores que atribuímos a cada tarefa, soma-se tudo e obtemos o total do job.

E muitas vezes depois disso tudo ainda temos as rodadas de negociações, pois os clientes sempre, invariavelmente, ainda mais os “nacionais” acham caro e gostam de pechinchar.

Enfim…

Cada atendimento ou profissional responsável por orçamentos vai compondo seu jeito próprio de estimar e orçar.

A questão mais delicada aqui é o valor da hora/homem que definimos, o que com que o mercado seja tão dissonante em termos de valores.

Disponível em http://webinsider.com.br/2004/06/27/monte-a-sua-planilha-de-custos/. Acesso em 09 jul 2013.

Cinco Ws e dois Hs que sustentam o planejamento

Felipe Morais

Os cincos W funcionam em inglês para lembrar os importantes itens what, why, where, when, who, how e how much.

Antes de pensar em qualquer planejamento é sempre bom analisar esses conceitos em detalhes. Afinal, devemos entender muito bem o briefing, o cliente, a comunicação, a concorrência e a categoria antes de literalmente colocar a cabeça para pensar, planejar e traçar estratégias.

Sem entendimento, não vamos a lugar nenhum. Sem saber sobre o negócio do cliente e como a web vai ajudar nesse negócio (que podemos entender como lucros), nossos planejamentos não passaram de um amontoado de slides de PowerPoint com imagens, textos e animações que não servem para o cliente. O papel aceita tudo, mas o mercado, não.

What: o que deve ser feito?

Primeiro passo é entender o briefing. O cliente envia à agência o documento especificando a sua necessidade e a equipe de atendimento vai nos passar esse briefing.

Cabe a nós do planejamento questionar cada item para entender bem o que está sendo pedido. Em alguns casos, convém que a equipe de planejamento vá até o cliente.

Why: por que será feito?

Será que aquilo que o cliente pede é exatamente o que ele precisa? Será que aquela ação realmente vai resolver o problema dele, seja esse problema de vendas, comunicação, crise ou relacionamento? Será que não seria melhor propor outra estratégia do que a prévia desenhada pelo cliente no briefing?

Há casos onde o cliente pede que se faça um hotsite quando uma uma açãono Twitter poderia ser mais adequada, ou mesmo uma campanha de links patrocinados.

Where: onde será feito?

Como profissional de planejamento estratégico digital, os briefings que chegam a mim são inevitavelmente de ações no mundo digital, mas nada impede que uma ação possa ter um apoio da mídia offline ou mesmo ser um apoio a um evento, por exemplo, como o caso do amigo que fará um grande evento de música em São Paulo e terá a web como plataforma de apoio ao evento.

A web também vai ao aplicativo para iPhone ou uma ação dentro do Formspring. Analisar o melhor para o cliente começa nesse ponto.

When: quando será feito?

Periodicidade da ação é importante. Se o mundo vive a febre de uma Copa do Mundo ou Olimpíadas, é importante que o planejamento programe muito bem para ação acontecer simultaneamente e assim ser relevante ao consumidor final. É preciso entender também, o momento do cliente, que pode no mês de Julho estar completando 50 anos de mercado e vai criar uma campanha offline para divulgar essa data e precisa que a web entre alinhada, ou seja, no mesmo minuto que o comercial apareça na Rede Globo, o site tem que estar no ar, comunidades no Orkut criadas, perfil no Twitter ativo. Tudo em sincronia!

Who: por quem será feito?

“Com quem está a bola?” Quais as responsabilidades do projeto. Se o cliente ficou de enviar conteúdo para que a agência trabalhe nas redes sociais, quando e quem vai enviar esse material? Qual a periodicidade para envio? Dentro da agência, devemos saber qual a dupla de criação do projeto, quem será o mídia, quem fará as ações de Links Patrocinados, Otimização, quem será o Gerente de Projetos.

Afinal, quando nós, planners, estivermos analisando as métricas do site ou ação, saberemos a quem recorrer para melhorar a performance.

How: como será feito?

Será um hotiste de produtos? Terá vídeo? Integração com o Twitter da marca ou vai se criar um Twitter próprio do produto? Será uma promoção? Qual o prêmio? Enfim, é nesse momento que entra a estratégia digital, mostrando ao cliente como a agência pensou na solução para aquele problema passado no briefing e entendido no primeiro passo (what).

Aqui já entendemos todo o processo do projeto e já desenhamos a estratégia entendendo comportamento do consumidor, mercado, cenários, concorrência e traçando o caminho para atingir o consumidor com extrema relevância.

How much: quanto custará?

Será que a ação planejada está dentro da verba do cliente? Muito se discute se a verba do cliente é um fator de “corte na criatividade”. Uns dizem que sim, pois ela limita ações e às vezes por falta de verba grandes ações não tem continuidade; outros defendem que não, pois quanto menor a verba, mais criativo a agência deve ser. Fico com a primeira turma.

Para o planner, esse item é fundamental quando vamos analisar o ROI, o retorno sobre investimento da ação. Se a ação tem potencial de gerar 50 mil reais de lucro para o cliente e custa 100 mil, será que realmente vale a pena?

Nesse conceito eu ainda incluiria mais um W, ficando 6W2H, que seria o whom, ou melhor, for whom? Nada mais do que: para quem?

O foco está em descobrir quem é o nosso público-alvo, seus hábitos, consumos, costumes, maneira de interação com a web, com a marca, com as redes sociais, com o universo em volta do nosso cliente.

Por tanto, mesmo que a teoria seja 5W2H, jamais esqueça de entender muito, mas muito bem, quem é o seu cliente!