Empresa gasta mais para provar que paga tributo corretamente

Gustavo Patu; Claudia Rolli

O emaranhado de regras do PIS e da Cofins tem levado empresas a brigar mais com o fisco na esfera administrativa e na Justiça para provar que calculam e recolhem tributos corretamente.

Os gastos aumentaram não só com advogados e pareceres jurídicos usados nas disputas mas com profissionais da área fiscal capazes de acompanhar e traduzir leis.

Um nó do embate está no que pode ser considerado insumo e dá direito a crédito dedutível do imposto a pagar.

Desde 2003, as empresas podem descontar despesas com matéria-prima e alguns serviços. Com a lei que permitiu a dedução vieram aumentos das alíquotas de PIS e Cofins de 3,65% para 9,25%. A legislação listou, genericamente, o que considera insumo, e começou a confusão.

Uma transportadora de máquinas e veículos foi autuada neste ano em São Paulo em R$ 200 milhões. Deduziu do PIS e da Cofins custos de rastreamento, seguro da carga e escolta por considerá-los insumos, serviços inerentes à atividade que executa. Para o fisco, são serviços complementares. Foi multada.

"Quem transporta mercadorias de alto valor sem seguro ou escolta? Para o fisco, só poderiam ser debitados insumos como custo com combustível", diz Jorge Henrique Zaninetti, tributarista do Siqueira Castro Advogados.

"Ao mudar o sistema, o governo subiu as alíquotas, mas limitou créditos dedutíveis." Hoje, 80% das 200 consultas mensais no departamento jurídico da Abimaq, que reúne indústrias de máquinas, são dúvidas sobre o que dá ou não direito a créditos no acerto de contas com o fisco.

"Uma indústria tem centenas de componentes e matérias-primas, cada qual com uma regra. A empresa tem de pagar consultorias, contadores e advogados para fazer esse malabarismo tributário", diz Hiroyuki Sato, da Abimaq.

Um empresário do setor siderúrgico relatou ao governo que, na filial do Canadá, só um profissional cuida do pagamento de impostos. No Brasil, são cem.

Como calcular a lucratividade?

Priscila Zuini

Para calcular a lucratividade, precisamos de dados financeiros da empresa, apresentados no Demonstrativo de Resultados do Exercício (D.R.E.). Os valores de vendas/faturamento e de gastos (custos ou despesas) serão usados.

A diferença entre as vendas e os gastos é o que chamamos de lucro, se o resultado é positivo, e prejuízo, quando é negativo. Saber se uma empresa dá lucro ou prejuízo, e mais do que isso, o quanto de lucro ou prejuízo, dará ao empresário condições de tomar medidas para atingir suas expectativas financeiras.

Assim, os ganhos passam a ter papel importantíssimo na análise de resultados de um empreendimento. A lucratividade nada mais é do que o percentual do lucro de uma empresa pelo faturamento (ou vendas) da mesma, em um determinado período. Por exemplo, com faturamento de 100 mil reais e lucro de 12 mil reais, a lucratividade será de 12%.

Saber o lucro nos ajudará somente se tivermos referências para analisar se este valor é bom ou ruim. Um grande atacadista, importador, distribuidor ou mesmo uma grande fábrica pode atingir ganho mensal na ordem de 5% e estar totalmente satisfeito com o resultado.

Por outro lado, podemos encontrar uma empresa prestadora de serviços que atinja 20% de lucratividade e seus sócios não estarem felizes com isso. Ou seja, a resultado está diretamente ligado ao faturamento que a empresa gera. Lucratividade de 1% sobre milhões será melhor do que de 30% sobre um faturamento baixo, por exemplo. Para que tenhamos uma boa referência, vale a comparação com outros negócios do mesmo segmento.

Alguns empresários usam as referências do Sistema Tributário do Lucro Presumido para definir lucratividades mínimas para seus negócios. Partindo deste princípio, empresas de comércio pagam alguns impostos sobre um “lucro presumido” de 8% sobre o seu faturamento. Para prestadoras de serviço, este valor fica em 32%.

Como fazer um fluxo de caixa perfeito

Priscila Zuini

A expressão “fechar o caixa” faz parte do vocabulário de quase todo comerciante. Antes de baixar as portas e ir para casa, é preciso conferir tudo que foi pago e recebido e checar com o dinheiro do caixa.

Sendo de comércio ou não, toda pequena empresa deve seguir a mesma premissa e ter o fluxo de caixa como companheiro do final do expediente. “O controle de caixa é o registro das transações financeiras de um negócio”, define Maurício Galhardo, especialista em finanças e sócio-diretor da consultoria Praxis Education.

Aparentemente simples, esta ferramenta é indispensável para quem quer manter as contas em ordem. Uma planilha (veja modelo de Planilha de Fluxo de Caixa fornecido pelo Sebrae/SP) pode ajudar na tarefa cotidiana de checar as contas. “O fluxo de caixa é o melhor instrumento de controle da empresa”, diz Ricardo Curado, consultor financeiro do Sebrae/SP.

Entre saídas e entradas de dinheiro, todo empreendedor precisa saber o que estes números significam. “O diagnóstico que o fluxo de caixa dá é apenas da situação financeira da empresa e não a situação econômica. Não é possível saber se a empresa tem lucro ou prejuízo, por exemplo”, ensina Adriano Gomes, professor de finanças da ESPM.

Como fazer

Um fluxo de caixa perfeito é aquele que leva dedicação e disciplina dos empresários. O primeiro passo é separar as saídas de dinheiro em pelo menos três categorias: fornecedores, despesas e outras saídas.

Dentro dos pagamentos com despesas, os especialistas sugerem a divisão em outras três categorias. “As despesas podem ser administrativas, como papelaria, correio, telefone, internet e salários, comerciais, onde entram gastos com marketing e comissões de vendedores, e financeiras, como juros, multas e IOF”, explica Gomes. Em “outras saídas”, coloque o que a empresa pagou para amortização de empréstimos, pagamento de tributos e investimentos.

Do outro lado do fluxo, ficam as entradas, que costumam vir principalmente do que a empresa recebe das vendas. “A venda de um ativo ou um novo aporte também devem entrar neste quesito”, afirma o professor da ESPM.

Esta operação deve ser feita diariamente e depois de calcular o valor das entradas menos o das saídas, somando ao saldo inicial, o empresário tem acesso ao saldo final do dia. Este número deve bater com o que há nas contas bancárias. “Se não bater, o que está errado é o fluxo de caixa. O banco nunca erra”, brinca Galhardo.

Atenção: saldo negativo não significa prejuízo. Os especialistas alertam para a diferença entre saldo e lucro ou prejuízo. “A empresa ficou em déficit de caixa. Prejuízo ou lucro é resultado de vendas menos custos e despesas”, diz Gomes.

Por outro lado, se o saldo for negativo com frequência, vale prestar atenção nas movimentações financeiras da empresa. “Normalmente, significa que está saindo mais dinheiro do que entrando. Tem que fazer o demonstrativo de resultados”, ensina Curado.

Fluxo de caixa projetado

Com cada vez mais crédito circulando e mais gente pagando a prazo, as empresas são capazes de fazer projeções com a ajuda do fluxo de caixa. Isto significa que é possível colocar na planilha em qual data – mesmo no futuro – deve entrar ou sair dinheiro. “É como ter a bola de cristal para prever o futuro financeiro do negócio e tomar decisões hoje”, compara Galhardo.

Se você já sabe que daqui 30 dias vai precisar pagar as contas do fornecedor, pode se programar e deixar de gastar ou investir para poupar e não precisar apelar para os bancos. As empresas que praticam o controle do caixa há mais tempo já têm uma curva de caixa e sabem como é o movimento mês a mês, facilitando o planejamento. “O fluxo serve como uma grande bússola financeira para indicar as melhores datas para receber e pagar”, define Gomes.

Esta projeção serve para mostrar se existe um descasamento das operações, ou seja, entre pagar o fornecedor e receber do cliente há um período muito longo e não dá tempo do dinheiro entrar. Para resolver este problema, os especialistas indicam uma boa gestão de estoque, uma negociação maior com os fornecedores e menos prazo para os clientes pagarem.

O fluxo de caixa é uma ferramenta para avaliar a gestão financeira da sua empresa e colocar o dono no comando das finanças. Por isso, a orientação é dedicar um pouco de tempo todos os dias para fazer estas contas. “Não encerre o dia ou vá embora sem fechar o caixa”, ensina Curado.

Para Galhardo, fazer um fluxo de caixa “mais ou menos” gera resultados medíocres e não ajuda na hora de tomar decisões. “Faça o fluxo de caixa de centavos, até contas de papelaria tem que buscar. Se der diferença, entra no detalhe e esgota até saber de onde vem a diferença”, ensina. Segundo ele, esta é a melhor forma de saber se existe algum tipo de desvio ou se os processos estão mal feitos.

Planejamento e reserva financeira contribuem para sucesso de empresa

Maria Aparecida Silva

Apaixonada por cosméticos e nascida na cidade mineira de Três Pontas, a empresária Vanessa Vilela, 33, decidiu criar uma empresa de cosméticos feitos exclusivamente à base de café. Planejou por quatro anos desenvolvimento do projeto, análise do mercado e condições financeiras.


Em 2007, Vilela lançou a Kapeh Cosméticos, que já ganhou prêmio de inovação, tem pontos de revenda em diversos Estados e inaugurou a primeira loja física em novembro deste ano.


Para a empresária, que faz parte de um número crescente de brasileiros que querem abrir um negócio, a base de sustentação de uma nova empresa no mercado "é a escolha de um nicho inovador e o planejamento de cada etapa do projeto".


Segundo Ana Lúcia Fontes, diretora da plataforma de serviços Rede Mulher Empreendedora, o mapeamento de mercado é fundamental. "É importante definir a ideia, o mercado que pretende atingir e o consumidor e pesquisar na internet se já existe iniciativa parecida e possíveis concorrentes."


Ela também recomenda persistência, para não desanimar nas primeiras barreiras, e contatar pessoas que tenham acumulado experiência na área.


Colocar todas as informações no papel, em um plano de negócio, é essencial para o desenvolvimento do projeto, afirmam consultores.


"É preciso reservar dinheiro que garanta a sobrevivência pessoal e profissional durante esse período", afirma Julio Duarte, consultor do Sebrae-SP (Serviço Brasileiro de Apoio a Micro e Pequenas Empresas). O prazo médio de retorno do investimento é de dois anos, justifica ele.


O empreendedor, completa Duarte, deve investir em algo que realmente goste e tenha algum conhecimento.


Leia, a seguir, os principais erros na abertura de um negócio, segundo especialistas

• Fazer sociedade por amizade e não por competência
• Misturar finanças da empresa com pessoais
• Abdicar de capacitação
• Abrir o negócio pensando no lucro sem gostar do assunto
• Contratar parentes para ajudar sem verificar sem o perfil para a função

Anote aí 62: Marca; Especialistas; Classe C; Neuromarketing; Financeiro

PARENTE, Milena. A sua marca está protegida? – Em 2010 a criação de CNPJs cresceu 101% em relação ao ano anterior. Mas será que todas essas novas empresas solicitaram a exclusividade da sua marca? O registro dá a vantagem de usá-la em todo o território nacional para identificação, tanto de produtos quando de serviços na sua área de atuação. Gestão & Negócios, nº 32, pp. 72-75.


FREITAS, Tatiana. Os novos especialistas – Expansão das classes A e B no país estimula a prestação de serviços sofisticados; de ‘sommelier de atum’ a veterinária ‘comportamentalista’, tendência é personalizar o atendimento. Folha de S. Paulo, 31 de julho de 2011, Caderno Mercado, p. B3.   


NAVARRO, José Gabriel. Classe C, vírgula – Melhor seria falar em classes C, no plural, sugere pesquisa inédita sobre renda popular. Meio & Mensagem, ano XXXIII, nº 1474, 29 de agosto de 2011, p. 42.


MEDEIROS, Elaine. Adivinhe o que o consumidor está pensando – Que tal saber o que se passa na cabeça do seu cliente, segundos antes de ele decidir o que vai comprar? O neuromarketing pode ajudar. Consumidor Moderno, nº 161, agosto de 2011, pp. 128-131.


CERBASI, Gustavo. Dê utilidade aos controles financeiros – O empreendedor não precisa ser contador ou economista, mas deve aprender a analisar os relatórios para poder questionar as possíveis alterações nos indicadores, que são as medidas da saúde do negócio. Pequenas Empresas Grandes Negócios, nº 272, setembro de 2011, p. 108.

Cinco dicas para organizar melhor seu fluxo de caixa

PEGN

Desde 1992, a empresária Teresinha de Paula, dona do bufê Teras, de São Paulo, atualiza diariamente seu fluxo de caixa com projeções para os 90 dias seguintes. "Se acompanho de perto as receitas e despesas, calculo melhor os custos e o volume das compras para não acabar no banco, atrás de crédito para capital de giro", diz. Segundo ela, o controle minucioso das entradas e saídas foi essencial para que sua empresa ganhasse fôlego para trocar a cozinha de casa por uma sede independente. "É preciso um fluxo de caixa estruturado para crescer", diz ela. E é mesmo. Afinal, o acompanhamento das contas a pagar e a receber é fundamental não só para calcular o capital de giro como também para definir, da melhor forma possível, as datas adequadas para pagamentos, recebimentos, retirada de lucros e pró-labore e realização de promoções para desova de estoques.

Você pode montar o fluxo de caixa com planilhas de Excel, softwares de gestão financeira ou até manualmente. Seja qual for a forma escolhida, é importante ficar atento a alguns procedimentos. Confira:

1 - Projete seu fluxo de caixa para um período mínimo de três meses. Para cada dia você registra o saldo inicial (valor em caixa registrado na data), entradas, saídas, saldo operacional (valor das entradas menos as saídas na respectiva data) e saldo final (soma do saldo inicial e do operacional).

2 - Registre separadamente as entradas e saídas previstas e efetivas, discriminando a origem das receitas e o destino das despesas. Nas entradas de caixa, faça a distinção das diversas formas de recebimento, como dinheiro, cheque pré-datado, duplicatas e cartão de crédito. Nas saídas, leve em conta itens como impostos, pagamentos a fornecedores, pró-labore, salários, comissões a vendedores, encargos sobre a folha de pagamento, contas de água, luz e telefone, gastos com propaganda e marketing, despesas bancárias, aluguel, honorários do contador, pagamento de outros serviços, despesas com veículos, material de escritório, equipamento e financiamentos. Isso permite controlar cada centavo gasto, assim como tudo o que entra no caixa.

3 - Na sua previsão de três meses, de nada adianta se munir de um fluxo de caixa se você não alimentá-lo com números realistas. "Um dos erros mais comuns é a estimativa exagerada das vendas", diz o consultor financeiro Ari Rosollem, do Sebrae São Paulo. Para não cair na armadilha, é importante analisar com cuidado a carteira de clientes, o histórico do caixa da empresa, fatores sazonais e dados do mercado.

4 - Dê bastante atenção aos extratos bancários para não contabilizar como dinheiro em conta cheques devolvidos ou pagamentos não realizados. A medida tem outra vantagem: só com acompanhamento detalhado das contas a receber é possível agilizar a cobrança dos clientes em atraso para minimizar a necessidade de capital de giro.

5 - Embora algumas empresas calculem o fluxo de caixa em períodos semanais, especialistas recomendam a apuração diária. "O período semanal pode esconder saldos negativos em determinados dias no decorrer da semana", diz o consultor Rosollem. 

Anote aí 19: Consumidor; Perdas; Luxo; Financeira; Shopper

SODERI, Catia. Consumidor multicanal – Ações em vários canais devem ser pensadas de forma sistêmica para otimizar resultados e reforçar o relacionamento das empresas com os clientes. Consumidor Moderno, ano 15, nº 149, julho de 2010, pp. 62-64.


BORGES, Bruna. Pequeno lojista não se previne contra perdas – Furtos e danos a mercadorias reduzem a lucratividade de empresários. Folha de S. Paulo, 29 de agosto de 2010, Caderno Negócios, pp. 1-3.


FERREIRINHA, Carlos et al. O mercado de luxo no Brasil 2009-2010 – Estudo MCF/GFK mostra que setor vem resistindo bem à crise no país e mais investimentos das marcas confirmam que mercados emergentes como este são maior aposta que os mercados maduros. HSM Management, ano 14, nº 82, volume 5, setembro de 2010, pp. 42-52.


GHIURGHI, Flavia. Saúde financeira – Saiba por que ter um bom suporte na área de contabilidade é vital para qualquer empresa. Gestão & Negócios, nº 24, pp. 36-38.


TURLÃO, Felipe. Hora da verdade – O segmento de shopper marketing começa a ser discutido no Brasil. Meio & Mensagem, ano XXXII, nº 1.426, 13 de setembro de 2010, p. 28.

Conheça os 10 erros mais comuns na gestão financeira

Carlos Dias

Um dos maiores desafios na administração de micro e pequenas empresas é fazer um planejamento financeiro adequado. O controle dos dados contábeis do seu empreendimento, com o auxílio de profissionais de contabilidade, garante o fluxo de caixa e o balanço comercial da empresa.  Dentre os instrumentos de análise e planejamento financeiros estão: o fluxo de caixa, que indica os recebimentos e pagamentos a serem realizados; o demonstrativo de resultado, que avalia o volume de vendas, o custo de mercadorias vendidas e as despesas fixas e variáveis; e o balanço patrimonial, que calcula o valor do patrimônio líquido da empresa.  Alguns erros comuns, no entanto, podem fazer a gestão financeira se transformar em um pesadelo na rotina de micro e pequenas empresas. No Caderno do Empreendedor, informe publicitário encartado no jornal Folha de S.Paulo desta sexta-feira, o Sebraeaponta quais são as falhas que devem ser evitadas. Confira abaixo a transcrição dos 10 erros mais comuns:

Os dez erros mais comuns

1. Não ter as informações corretas sobre saldo de caixa, valor dos estoques das mercadorias, valor das contas a receber, valor das contas a pagar, volume das despesas fixas ou financeiras, etc. Isso ocorre porque não há o registro adequado das transações realizadas.

2. Não saber se a empresa está ou não tendo lucro em suas atividades operacionais, em razão da não elaboração de demonstrativo de resultados.

3. Não calcular corretamente o preço de venda dos produtos, pelo desconhecimento dos custos e das despesas.

4. Não conhecer corretamente o volume, a origem dos recebimentos, a quantidade e o destino dos pagamentos, porque não há elaboração do fluxo de caixa.

5. Não saber o valor patrimonial da empresa, o que ocorre quando não é feito um balanço patrimonial.

6. Não saber quanto os sócios retiram de pró-labore porque não existe um valor fixo para a remuneração deles.

7. Não conhecer corretamente o custo das mercadorias vendidas porque não há um registro adequado de estoque.

8. Não saber corretamente o valor das despesas fixas da companhia, porque as despesas pessoais dos sócios e as da própria empresa não são calculadas separadamente.

9. Não saber administrar corretamente o capital de giro, pelo desconhecimento do ciclo financeiro das operações.

10. Não fazer análise e planejamento financeiro porque não existe um sistema de informações gerenciais (fluxo de caixa, demonstrativo de resultados e balanço patrimonial).

Crédito sem gestão pode quebrar pequena empresa

Agência Sebrae

Empréstimo nem sempre representa solução para os problemas do empreendedor. Em muitos casos, o gargalo está em como o empresário conduz, no dia-a-dia, o seu empreendimento, ou seja, na gestão empresarial. Uma má administração pode representar equívocos nas decisões empresariais de investimento, descontrole financeiro, falhas no gerenciamento do fluxo de caixa, entre outros. Esses fatores acabam impactando no uso indevido do capital de giro do negócio, podendo levar a empresa à falência. 

As informações citadas acima podem ser constatadas na pesquisa ‘Taxa de Sobrevivência e Mortalidade das Micro e Pequenas Empresas 2007’, feita pelo Sebrae. O estudo mostra, que as principais causas que levaram 22% dos empresários entevistados a fechar suas portas com menos de dois anos de funcionamento concentram-se em falhas gerenciais, destacando-se: falta de conhecimento gerencial e desconhecimento do mercado, seguida de Causas Econômicas Conjunturais (68%). 

Para o técnico na área de Acesso a Serviços Financeiros do Sebrae João Silvério, a falta de crédito não é de fato o único problema enfrentado pelo pequeno empresário e, sim, parte do problema. “Se as finanças da empresa estão em dia, o crédito virá como solução. Mas caso as contas da empresa estejam atrasadas, o crédito pode representar a gota d’água para quebrar a empresa”, alerta. Ainda segundo ele, uma boa gestão empresarial torna desnecessário o acesso a recursos de terceiros, a não ser que o empresário esteja com as contas em dia e queira expandir seu empreendimento. 

O gerente-executivo do Banco do Nordeste, Kenedy Montenegro, explica que em alguns casos é notório o despreparo e a crença, por parte do empresário, que o financiamento que está pleiteando é a solução de todos os seus problemas. “O que o empresário não percebe é que a solução está na forma como ele administra sua empresa”, disse. Atento a esse comportamento, o banco buscou apoio no Sebrae/CE para que fosse criado um curso específico de orientação ao acesso ao crédito. “A ideia foi aliar capacitação e crédito”, explica o gerente. 

A parceria das duas instituições resultou na criação do Programa 'Meta', metodologia de consultoria gerencial e acompanhamento pós-crédito para micro e pequena empresa. A capacitação envolve conteúdos teóricos e práticos repassados gradualmente, além de apoio creditício, tanto para as ações de consultoria quanto para as ações relacionadas com as atividades produtivas do empreendimento. “Trabalhamos para incentivar o empresário a buscar orientação e conhecimento. Nosso objetivo é minimizar os riscos para o banco e elevar a possibilidade de êxito das empresas”, afirma Kenedy. 

Para o superintendente nacional de Micro e Pequena Empresa da Caixa, Zaqueu Soares Ribeiro, o plano de negócios disponibilizado pela Caixa para as micro e pequenas empresas, que deve ser apresentado no caso de operações de investimento, é um dos mais simplificados do mercado. “Um dos problemas observados em relação a esse segmento de empresa é apresentação de documentos necessários, assimetria de informações”, afirma. 

A restrição cadastral ainda é o principal motivo de recusa de crédito pela Caixa Econômica. “Um dos principais objetivos do Convênio de Cooperação Técnica assinado entre Sebrae e Caixa é justamente apoiar os empresários de micro e pequenas empresas, com oferta de crédito e capacitação. As superintendências regionais da Caixa e as unidades estaduais do Sebrae já vem desenvolvendo ações de forma a atender as necessidades dessas empresas”, disse Zaqueu Soares. Em 2008, 57% do crédito concedido pela Caixa para pessoa jurídica foi para micro e pequena empresa. 

Ao perceber que o empresário está desinformado, as agências do Banco do Brasil tem também como orientação estratégica encaminhá-lo aos balcões de negócios do Sistema Sebrae. “Nosso objetivo é buscar esclarecer o empresário quanto às suas principais dúvidas referentes ao crédito bancário, oportunidades de mercado, garantias, capacitação, associativismo”, afirma o gerente-executivo da diretoria de Micro e Pequenas Empresas do Banco do Brasil, Kedson Macedo. 

De acordo com o gerente, estando em dia com a documentação da empresa, o empreendedor consegue solicitar crédito em até 48 horas pelo site do Banco do Brasil. A documentação mínima exigida é o CNPJ, contrato social e balanço recente. Os principais motivos de recusa do Banco do Brasil aos pedidos de crédito é a inscrição do empresário no Cadastro Informativo de Créditos não Quitados do Setor Público Federal (Cadin) e Cadastro de Emitentes de Cheques sem Fundos do Banco Central do Brasil (CCF). Em dezembro de 2008, o saldo total de operações do banco com o segmento de micro e pequena empresa atingiu R$ 34,9 bilhões, sendo R$ 25,5 bilhões em capital de giro. 

As 30 razões que levam uma empresa a fechar as portas

Federico Amory

Provavelmente nunca ninguém lhe falou as principais falhas que você micro ou pequeno empresário pode estar cometendo na gestão financeira da sua empresa. Aproveite este artigo, o qual foi sugerido por um aluno e empresário.

“Eu já montei e tive que fechar cinco empresas, depois dessa cruel experiência decidi voltar para a sala de aula”. Este foi o desabafo que um dos alunos do curso de Planejamento e gestão  financeira, fez no primeiro dia de aula. A resistência para sair da rotina de trabalho, originada quase sempre pelo conforto é grande, mas chega uma hora que não tem outra saída. Foi o caso deste empresário, que depois dessa triste experiência, que aconteceu entre os 33 e 58 anos de idade, decidiu buscar conhecimento e se atualizar.

Vejamos as principais falhas que temos percebido na área financeira, tanto em trabalhos de consultoria e assessoria, como em cursos abertos e fechados:

1. Acreditar que basta colocar um software de gestão financeiro para controlar as contas da empresa.

2. Acreditar que somente um funcionário pode tomar conta das finanças, dependendo do tamanho da empresa.

3. Acrescentar às contas da empresa, suas contas particulares e até as contas da família, para o funcionário controlar.

4. Misturar as contas da empresa com as contas particulares, inclusive com cartões de crédito pessoal, transferências de contas (pessoa física/pessoa jurídica), etc.

5. Fazer retiradas avulsas das contas da empresa durante o mês de acordo com sua necessidade particular.

6. Valor do pró-labore crescente e/ou indefinido (variável) todo mês.

7. Não registrar as entradas e saídas de dinheiro com precisão e no instante do fato.

8. Não dispor de um plano de contas gerencial (não tributário) que identifique e agrupe as principais contas da empresa (entradas e saídas no caixa e receita e despesa no demonstrativo de resultados).

9. Exigir do funcionário melhor controle, sem este dispor das condições da segurança e da autonomia para controlar o caixa.

10. Colocar o funcionário do financeiro para fazer outros serviços ou serviço externo.

11. Pegar dinheiro do caixa, sem comunicar o responsável pelo controle.

12. Acreditar que o saldo do caixa no final do mês é o lucro da empresa.

13. Não controlar e fazer inventários periódicos, valorizando o estoque.

14. Não dispor de controles a fim de conhecer com precisão o estoque inicial, estoque final e o custo da mercadoria vendida (ou custo da matéria prima).

15. Gastar o saldo do caixa para pagar contas particulares e outros negócios.

16. Não fazer uma reserva de caixa para despesas eventuais de final e inicio de ano.

17. Acreditar que é difícil (ou impossível) fazer uma previsão de fluxo de caixa.

18. Confundir lucratividade com rentabilidade.

19. Confundir fluxo de caixa com demonstrativo de resultados.

20. Confundir custos fixos com variáveis e vice-versa.

21. Acreditar que acrescentando uma porcentagem “X” aos custos operacionais, é a forma correta de formar o seu preço de venda.

22. Não considerar descontos, devoluções, garantias e as despesas escondidas como: encargos sociais, depreciação, seguros, etc, na apuração de resultados.

23. Confundir contas de caixa com contas de resultados.

24. Confundir regime de caixa com regime de competência.

25. Não calcular e atualizar o capital de giro necessário para a empresa.

26. Não conhecer e nem calcular o seu ponto de equilíbrio para controle, tomada de decisões e criação de estratégias sazonais.

27. Não saber com precisão qual o lucro (ou prejuízo) da empresa.

28. Acreditar que são os funcionários que precisam da empresa (emprego).

29. Contratar mais parentes baseado somente pela confiança e/ou por pena.

30. Prescindir das novas tecnologias da informação.

Como consequência dessas inconformidades, a empresa estagna, não consegue mais crescer e logo em seguida passa a pagar seus compromissos com atraso. Depois passa a depender de empréstimos bancários e por último passa a demitir funcionários para diminuir a folha de pagamentos. Com isso cai a produtividade e a qualidade dos serviços.

Daí os clientes começam a migrar para os concorrentes mais atualizados e agressivos, terminando com o fechamento do negócio. Essa é a triste história deste aluno e de milhares de empreendedores e pequenos empresários do Brasil e do planeta inteiro.  O negócio era bom em quanto era pequeno – dava para administrar e ganhar dinheiro.

Agora, as condições externas e internas estão muito diferentes, os clientes estão cada vez mais exigentes, existem muito mais opções no mercado para atender as mesmas necessidades. Depois que a empresa começa a crescer, a situação fica mais difícil de administrar.

Se pelo menos cinco destas situações estiverem acontecendo com você (ou com seu amigo), sua situação é delicada e muito perigosa. A tendência é piorar cada vez mais.