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terça-feira, 13 de julho de 2010

Não tenha dúvidas: método 5w2h

Raúl Candeloro

Você conhece a ferramenta 5W2H?

Se você algum dia já brincou de telefone sem fio, sabe que quanto mais longo o caminho entre a primeira fala e o último ouvido, pior é. A mensagem muda e, muitas vezes, chega completamente deformada ao seu destino. Vejo diretores conversando com os gerentes, gerentes conversando com supervisores e supervisores conversando com vendedores. E o que foi decidido pela diretoria acaba chegando completamente diferente ao pessoal da linha de frente.

Vamos dar um exemplo. Imagine que um diretor transmitindo uma mensagem para seus gerentes, essa mensagem é entendida, em média, 90%. Quando esses gerentes repassam a mensagem a um supervisor ela novamente é 90% entendida. Quando esse supervisor repassa a mensagem para seus vendedores, mais uma vez ela é 90% entendida. O resultado final é que, entre o diretor e o vendedor, a mensagem já perdeu muito do seu significado (90% x 90% x 90% = 72.9%). E quanto mais gente envolvida, pior fica.

A comunicação na empresa não pode ter falhas. Principalmente quando estamos constantemente falando de foco no cliente, de diferenciação, de atributos, de valor agregado. Não se deveriam cometer erros por que alguém entendeu e repassou uma mensagem errada. Isso é inaceitável e não pode acontecer na sua equipe. A partir de hoje, você tem de prestar atenção e evitar que isso aconteça.

Felizmente, você não precisa passar todo o seu tempo atrás das pessoas, verificando se elas realmente estão com a mensagem correta. Para isso, você irá utilizar o método 5W2H todas as vezes que uma mensagem importante e estratégica tiver de ser passada.

O método 5W2H é um tipo de checklist utilizado para garantir que a operação seja conduzida sem nenhuma dúvida por parte das chefias e subordinados. Os 5W correspondem às seguintes palavras do inglês: What (o que); Who (quem); Where (onde); When (quando) e Why (por que). Os 2H são: How (como) e How Much (quanto custa). Ao definir uma ação que deve ser tomada, você ira desenvolver uma simples tabela colocando nas colunas os 5W2H. Defina:

What – O que será feito (etapas)
Why – Por que será feito (justificativa)
Where – Onde será feito (local)
When – Quando será feito (tempo)
Who – Por quem será feito (responsabilidade)
How – Como será feito (método)
How much – Quanto custará fazer (custo)

Veja que esse método cobre de uma maneira ampla como tudo ocorrerá com a ação, eliminando todas as dúvidas que possam surgir. Experimente!

sexta-feira, 2 de julho de 2010

Quer melhorar seus resultados? Priorize

Raúl Candeloro

Todos temos prioridades, tanto pessoas quanto empresas. Sim, empresas também têm suas prioridades – e é justamente por não formalizarem as prioridades é que acontecem tantos desencontros, mal-entendidos e problemas. Na verdade, o que importa mesmo é a ordem das prioridades (ou, se quiser, a prioridade das prioridades).

Para facilitar, usemos um exemplo prático. Vamos imaginar que duas pessoas têm as mesmas prioridades: família, dinheiro, saúde, trabalho e estudo. A ordem em que elas colocarem essas prioridades fará toda a diferença no mundo em termos de comportamento.

Digamos que a primeira ordena assim as suas prioridades:
1) Dinheiro
2) Trabalho
3) Estudo
4) Família
5) Saúde

Com certeza absoluta agirá de forma completamente diferente de quem colocar suas prioridades assim:
1) Família
2) Saúde
3) Estudo
4) Trabalho
5) Dinheiro

Veja que, de todas as coisas que existem no mundo, esses dois escolheram as mesmas 5 prioridades. Mas como a prioridade das prioridades muda, muda também a pessoa.
Com as empresas acontece a mesma coisa. Digamos que duas empresas escolham como prioridades: qualidade, preços baixos, lucro, inovação e participação de mercado.

Você já deve estar imaginando onde quero chegar. Como já vimos o que acontece com a ordem das prioridades, é óbvio e evidente que, ao contrário da matemática, aqui sim a ordem dos fatores altera o produto.

Dependendo da ordem das prioridades, teremos duas empresas completamente diferentes. Uma empresa que coloca a qualidade em primeiro e o lucro por último é completamente diferente da que coloca o lucro primeiro e a qualidade por último.

No fundo é uma questão evidente de liderança e gestão estratégica. Se uma empresa quer que seus funcionários saibam o que fazer, então as prioridades e, principalmente, a prioridade das prioridades, tem que ser claras para todos. Assim evitam-se lançamentos malucos, contratações (e/ou demissões) desnecessárias, mudanças repentinas, táticas de curto prazo, etc.

Mais do que isso, todos sabem o que fazer quando surgir uma encruzilhada. Se as prioridades estão claras, não tem briguinha de ego, disputas entre departamentos, impasses organizacionais. Mesmo que os líderes não estejam presentes, todo mundo sabe o que fazer. Porque todos sabem quais são as prioridades.

Sem prioridades claras não existe alinhamento estratégico nos esforços dos membros da sua equipe. Resultados positivos podem até acontecer, mas serão transitórios e muito menos consistentes do que seriam se todos remassem na mesma direção, sem dúvidas nem desperdício de energia.

Quer realmente melhores resultados? Priorize.

segunda-feira, 14 de junho de 2010

Como atingir seus objetivos

Raúl Candeloro
Imagine o campeão mundial de tiro ao alvo. Alguém que acerta 100 tiros seguidos quase idênticos no mesmo lugar. Um exemplo de foco e concentração. Uma pessoa que literalmente atinge seus objetivos (o alvo) com uma regularidade tão impressionante que chega a ser assustador.

Agora imagine esse mesmo campeão vendado. Será que ele acertaria o alvo? E se além de vendá-lo também lhe déssemos duas ou três voltas, só para deixá-lo perdido e meio tonto - quantas vezes será que acertaria o alvo? Provavelmente quase nunca.

É justamente por isso que precisamos de metas em nossas vidas. Metas têm o poder de fazer com que nosso cérebro, o computador mais poderoso que existe, coloque todo seu foco em alcançar esse objetivo. Entretanto, uma meta, para ser considerada meta, tem que seguir algumas regras, senão não passa de um simples desejo otimista.

Uma fórmula para atingir objetivos

Primeiro, uma meta tem que ser colocada no papel. Pode ser uma frase ou uma foto, mas ela tem que ser colocada no papel para que você possa pegá-la e sentir que é real. O mundo está cheio de gente que fala, fala e não faz nada.

Depois ela tem que ter um prazo, uma data limite (em inglês se usa a expressão 'deadline' - literalmente 'a linha da morte'). Uma coisa é você dizer que quer emagrecer 5 quilos. Outra coisa é dizer que quer emagrecer 5 quilos em 3 meses.

Mesma coisa com resultados financeiros. Uma coisa é dizer que você quer ter economias de R$ 25.000 numa caderneta em caso de emergência. Outra coisa é dizer que vai fazer isso até dezembro de 2006.

Veja como colocar uma data limite já começa a fazer com que você se obrigue a pensar nos passos a serem dados. A pergunta que surge naturalmente é "E agora, como é que eu faço isso?". Mas note também que as respostas também surgem naturalmente, junto com as dificuldades que devem ser superadas.

O especialista Zig Ziglar é da opinião que temos que listar as dificuldades que temos em alcançar nossos objetivos, para já começarmos a nos preparar mentalmente para superá-las. Francamente, concordo 100% com ele. A maioria das pessoas desiste justamente por não prever as dificuldades que podem surgir ao definirmos um objetivo a ser alcançado. Logo, o sucesso depende de estarmos preparados para as dificuldades que inevitavelmente surgirão. Baseado nisso você já tem o quarto passo, que é um plano de ação.

Em quinto lugar temos que fazer uma lista das pessoas, livros, organizações, etc., que podem nos ajudar a atingir esses objetivos. Você não precisa reinventar a roda quando decidir alcançar uma meta. Provavelmente muitas outras pessoas poderão ter passado pela mesma situação, e um pouco de pesquisa pode fazer com que você descubra algumas informações que eram justamente o que faltava para chegar lá.

Finalmente, Ziglar também defende a idéia de que devemos terminar todo esse planejamento com um benefício claro, simples e direto para nós mesmos por termos atingido esse objetivo. Por exemplo, 'vou perder 5 quilos e pesar ... (o peso que você quer) porque vai melhorar muito minha auto estima e vou ter muito mais prazer de me olhar no espelho'. Ou 'vou guardar os R$ 25.000 na caderneta pois assim dormirei mais tranqüilo sabendo que, em caso de emergência, terei dinheiro para os gastos necessário'. Este passo final é muito importante porque, como todo bom vendedor sabe, benefícios atraem e vendem muito mais do que características. Para atingir um objetivo precisamos de um bom incentivo - é ele quem vai nos ajudar e motivar a superar as dificuldades.

Veja que esta fórmula pode ser aplicada a qualquer tipo de objetivo, seja ele pessoal ou profissional:

1) 'Materializar' o objetivo, colocando-o no papel da forma mais específica possível.

2) Colocar uma data limite.

3) Listar as dificuldades.

4) Montar um plano de ação.

5) Listar onde e com quem podemos buscar ajuda.

6) Definir o maior benefício possível ao atingir o objetivo.

Pablo Neruda disse que o caminho se faz ao caminhar. Agora você já tem uma fórmula de fazer com que o caminho o leve para onde você quer ir.