Cinco maneiras de lidar com conflitos na sua empresa

Camila Lam

14/12/2012

Conflitos acontecem quando há diferentes interpretações sobre um mesmo problema. Isso é muito comum, pois quase todas as pessoas têm percepções distorcidas de como as coisas realmente são. Em pequenas empresas, onde o convívio é mais intenso, estes conflitos são ainda mais comuns.

Quem impõe pontos de vista de maneira intransigente costuma gerar discussões com outros colaboradores, clientes e fornecedores. Confira cinco dicas para o empreendedor minimizar conflitos entre os membros de sua equipe.

1. Seja empático

Empatia é a habilidade de se colocar no lugar da outra pessoa. Ela nos ajuda a compreender as razões, por mais estranhas que pareçam, que levam alguém a tomar decisões que jamais tomaríamos.

2. Ouça os dois lados

Para ser justo, é fundamental que o líder entenda os pontos de vista conflitantes entre as pessoas envolvidas antes de tomar qualquer decisão.

3. Tenha uma postura racional

Não se contamine emocionalmente quando houver discussões mais ríspidas. Mantenha a negociação no plano racional. As pessoas tendem a respeitar quem mantém o autocontrole.

4. Estimule o diálogo

Procure fazer com que as partes apresentem seus argumentos de maneira serena e de preferência embasados em dados mensuráveis, de forma que as informações dos dois lados possam ser aproveitadas em uma proposta intermediária.

5. Não se omita

Muitas vezes, o líder se retira antes de resolver o conflito. Se depois de tudo isso o impasse persistir, decida você. Às vezes, é preciso tomar partido de uma das posições e encerrar o problema, deixando claro quais os critérios levados em consideração para decidir.

Seguindo estes cinco passos, com o passar do tempo, as pessoas perceberão que, com você no comando, a negociação equilibrada sempre será o melhor caminho e os conflitos em sua empresa diminuirão muito.

Disponível em http://exame.abril.com.br/pme/dicas-de-especialista/noticias/5-maneiras-de-lidar-com-conflitos-na-sua-empresa. Acesso em 01 dez 2013.

Como crescer e manter o bom atendimento ao cliente

Bruna Maria Martins Fontes 

Os primeiros clientes de uma empresa costumam ser os mais paparicados. No início, o empreendedor faz de tudo para cativá-los com um bom atendimento. Mas, conforme o negócio decola e cresce, o dono se afasta dessa função, que fica a cargo de sua equipe.

Nessa etapa de expansão, dá para manter a qualidade do atendimento aos clientes? Essa foi a pergunta que o Young Entrepreneur Council (YEC) fez a sete empreendedores norte-americanos. Confira, a seguir, os conselhos que eles deram.

Treine todo mundo

“Uma das melhores táticas é mandar todos os novos contratados fazerem turnos no setor de atendimento ao consumidor como parte de seu treinamento – e não importa se é um representante de vendas ou um vice-presidente financeiro. Uma vez por trimestre, é bom que a diretoria faça um rodízio nessa área também.”

(John Jantsch, da Duct Tape Marketing)

Compartilhe o risco e o prêmio

“Esclareça o impacto que prestar um bom serviço tem na carreira de cada um dos funcionários. Eduque sua equipe sobre lealdade ao cliente e mostre como ela representa a imagem da empresa. Divulgue internamente métricas de atendimento e premie todos quando alcançarem objetivos em atendimento ao cliente.”

(Tom Walter, da Tasty Catering)

Elogie quem encanta

“Todo mundo deve se considerar responsável pelo atendimento ao cliente. Crie uma cultura em que cada um compreenda que tem poder para encantar o consumidor a qualquer hora. Quando você vir um atendimento sensacional de qualquer departamento, recompense o funcionário e elogie-o publicamente. Ter um atendimento excepcional é um objetivo que todos na empresa devem ter.”

(David Cohen, da TechStars)

Priorize o serviço

“A filosofia da empresa enfoca vendas ou serviço? Voltar-se para vendas gera uma mentalidade transacional que ameaça a lealdade ao cliente e a longevidade dessa relação. Quando toda a empresa prioriza o serviço, nutre-se uma relação com o consumidor que pode se estender por muitos anos.”

(Sharon Lechter, da Pay Your Family First)

Antecipe-se à demanda

“Atendimento é essencial em negócios que ficam frente a frente com o cliente. O empresário deve se antecipar e tentar prever qual será a demanda futura dos consumidores. Vale a pena contratar um time temporário para reforçar a equipe nos momentos de pico de venda, como o Natal.”

(Alexandra Wilson, do Gilt Groupe)

Dê o exemplo

“Enfatize a importância do serviço para toda a equipe. Bom atendimento começa no líder da empresa, com a visão e a filosofia que ele representa. A base para atingir um bom atendimento e reter clientes está nas crenças do presidente e em como ele as comunica.”

(Marsha Firestone, da Women President’s Organization)

Entre em contato

“É difícil administrar todos os pedidos quando a empresa está crescendo. Mas os consumidores sabem quando o empresário realmente se importa com eles e quando só pensa em dinheiro. Mande lembretes, notas de agradecimento escritas a mão e invista em ajuda de qualidade.”

(Ingrid Vanderveldt, da Ingrid Vanderveldt)

Onze itens para formar uma equipe completa

Daniela Maimone

Você  pertence a uma equipe no sentido mais amplo? Estar em uma equipe é um resultado de se sentir parte de algo maior do que você e tem muito a ver com a sua compreensão sobre missão e objetivos da sua organização.

Em um ambiente de trabalho, você não apenas contribui para o sucesso global da organização, como também atua com outros membros e estes geram resultados.

Mesmo que você tenha uma função de trabalho específico ou trabalhe em um determinado departamento, o qual está unificado com outros membros para alcançar os objetivos globais, sua função existe para criar algo maior.

Desenvolver um time é diferente de construir uma efetiva equipe de trabalho focado; é preciso considerar algumas abordagens que possam superar expectativas e acima de tudo corresponder às ações que destinamos.

Executivos, gerentes e membros da organização universalmente exploram formas de melhorar os resultados do negócio e de rentabilidade. Muitos vêem o time de forma horizontal e esquecem dos colaboradores na criação que estão por trás.

Não importa o que vocês chamam de esforço: a melhoria contínua está diretamente ligada aos resultados para os clientes.

Poucas organizações, porém, estão totalmente satisfeitas com os resultados de seus esforços. Se estes não estão à altura das expectativas, seguramente você estará nesta lista de auto-diagnóstico por assim dizer. Para formar uma equipe completa, é primordial dar atenção a cada um dos itens abaixo:

1. Expectativas

·         Existe uma liderança claramente unificada com o desempenho da equipe?

·         Os membros da equipe entendem porque as metas foram criadas?

2. Contexto

·         Os membros da equipe compreendem porque estão lá?

·         Será que eles entendem como a estratégia de usar equipes ajudará a organização atingir os seus objetivos?

·         Membros da equipe podem definir a importância para o cumprimento das metas?

3. Compromisso

·         Os integrantes da equipe desejam estar nela?

·         Eles sentem como a missão é importante?

·         Estão aptos a cumprir com os resultados esperados?

·         Até que ponto eles percebem o quão valiosa é sua atuação não só para a organização, mas com suas próprias carreiras?

·         A equipe espera que suas habilidades cresçam e se desenvolvam no decorrer do percurso?

·         Os membros da equipe se sentem estimulados e desafiados pela oportunidade do próprio time?

4. Controle

·         A equipe possui liberdade e autonomia para desenvolver suas habilidades, mas ao mesmo tempo os integrantes compreendem claramente os seus limites?

·           Até onde podem ir em busca de soluções? Ou seja, recursos monetários e tempo, definidas no início do projeto antes que a equipe encontre barreiras e refaça as tarefas?

·         Existe um processo de análise definida e estas alinhadas na direção e propósito corretos?

·           Existe respeito sobre o cronogramas de projetos, compromissos e resultados?

·         A organização possui um plano para aumentar as oportunidades de auto-gestão entre os membros presentes?

6. Colaboração

·         Existe uma compreensão a respeito do processo criativo do grupo?

·         Todos os membros estão de acordo com as funções e responsabilidades atribuídas?

·         Foi denominado alguém para gerenciar crises e regras de conduta em áreas como a resolução de conflitos, decisão por consenso e a reunião de gestão?

7. Comunicação

·         Existe um método estabelecido a respeito do feedback?

·         Será que a organização fornece informações importantes regularmente?

·         Os membros se comunicam de forma clara e honesta com os outros?

·         A equipe traz a diversidade de opiniões para a mesa?

8. Inovação criativa

·         A organização está realmente interessada em mudar o atual cenário da empresa?

·         Existe o pensamento mútuo de criar e trazer soluções originais?

·         A empresa está apta a proporcionar formação complementar e viagens de campo quando necessárias para estimular a equipe?

9. Consequências

·         Os membros da equipe se sentem responsáveis e responsabilizados pelas realizações obtidas?

·         De que forma é reconhecida quando as equipes são bem sucedidas?

·         O risco é razoável, respeitado e incentivado na organização?

·         Os membros da equipe gastam o seu tempo apontando o dedo ao invés de resolver os problemas?

10. Coordenação

·         Existe um organograma central que ajuda os grupos no que precisam para obter sucesso?

11. Mudança cultural

·         A organização visualiza que a equipe de colaboração pode de fato mudar o cenário comercial da empresa?

·         A organização reconhece que, quanto mais ela mudar o clima para apoiar as equipes, mais modificará positivamente o cenário comercial da empresa?

Nem sempre é fácil fazer parte de processos de decisão na empresa, pois haverá sempre alguém pouco ou nada disposto a cooperar. Porém, querendo ou não, somos parte integrante de um conjunto e com isso somamos as decisões ao invés de concentrá-la em nós mesmos.

O imprescindível neste cenário é dedicar tempo e habilidade para gerenciar nossas atitudes como membros de equipe e acima de tudo doarmos tempo e atenção em cada uma dessas dicas para garantir que a equipe de trabalho contribua de forma mais eficaz para o sucesso da empresa.

Não se esqueça: seja parte de um processo e não de uma decisão final.

Os profissionais que levaram a Havaianas para o mundo

Luciana Carvalho

Saindo dos básicos chinelos azuis e brancos para chegar às sandálias multicores e com design moderno, a Havaianas, a tradicional marca de sandálias da Alpargatas, passou por uma grande mudança e, em 2007, iniciou um processo de globalização. Hoje, a marca é conhecida mundialmente graças ao trabalho conjunto de profissionais inovadores e apaixonados.

Para o especialista em marketing e estratégia Dominique Turpin, a Havaianas é um exemplo de como montar uma boa equipe. Turpin, que também é presidente do IMD (Institute for Management Development), considera que não existe um perfil de gestor ideal para toda e qualquer empresa, mas há algumas características mais desejáveis. Confira a seguir as qualidades citadas por ele.

Boa comunicação

"Os gestores precisam ter características, habilidades e competências de um bom comunicador", afirma. Não é à toa que ele diz isso. Com um trabalho intenso de comunicação, publicidade e relações públicas, a Havaianas teve seu status elevado e se expandiu para a Europa.

Devido ao trabalho de comunicação dos profissionais da Alpargatas, em parceria com agências especializadas, o produto passou a ser conhecido e, mais importante, usado por celebridades internacionais, como Catherine Zeta-Jones, Jennifer Aniston, Britney Spears e Julia Roberts. "Em Paris, também foi colocada uma 'Havaianas' gigante em frente a um famoso hotel, para que a mídia pudesse dar notícia", diz.

Inovação e flexibilidade

Não adianta ter habilidades de comunicação se o produto não está adequado. Até chegar ao potencial de expansão, a Havaianas mudou de cara. "Quando se quer criar uma grande marca, é preciso ter algo diferente. A primeira coisa que Havaianas fez foi transformar um produto comum, chato, em algo da moda", diz Turpin.

Todo esse trabalho de reformulação do produto requer uma cabeça fresca, maleável e sem preconceitos para gerar inovações de valor, que não sejam apenas mais uma coisa maluca que não vai dar certo. "Inovação é muito importante para manter a sustentabilidade da marca. Se não há inovação, a marca vai morrer, pois a empresa vai perder a próxima geração de consumidores", afirma.

Trabalho em equipe

Um trabalho da magnitude do que foi feito com a Havaianas requer profissionais de várias áreas e origens. Por isso é essencial que eles saibam trabalhar em equipe e lidar com pessoas de diferentes tipos, desde o executivo que planeja a expansão do produto até o artista que pensa nas estampas dos chinelos.

"Eles, da Havaianas, também não trabalham sozinhos. Junto com eles há também agências de criação, comunicação, propaganda, designers... É um trabalho que partiu da empresa, mas envolveu todos os outros níveis", diz Turpin. O líder tem grande participação neste processo, pois deve ser aberto a ideias de opiniões de todos da equipe, deixando de lado a característica ultrapassada de "chefe mandão".

Liderança apaixonada

Para fazer uma marca ou produto emplacar, os profissionais precisam estar motivados para realizar um trabalho interessante e positivo. O papel do líder é essencial neste sentido, uma vez que tem a responsabilidade de fazer com que os membros da equipe queiram fazer o melhor trabalho possível.

"Se os líderes na Havaianas tivessem sido chatos e entediantes, eles não teriam tido bons resultados. Normalmente essas pessoas têm uma espécie de paixão pelo que fazem e isso é o que importa", diz. Mas, segundo o especialista, não é qualquer pessoa que pode ser assim. Turpin acredita que paixão não pode ser ensinada: é algo que o líder tem ou não tem.

Qual a verdadeira missão da equipe de vendas da sua empresa?

Edison Talarico

Como alinhar as equipes de vendas e integrar ações de cobertura, ampliação, retenção, redução de custos e geração de riqueza para a organização? Que papel os vendedores devem cumprir para atender aos objetivos de curto, médio e longo prazo, de acordo com as estratégias estabelecidas pelo seu grupo gestor? Para algumas empresas, a principal atividade dos vendedores é vender ou, como se escuta no dia a dia, garantir o alcance das metas de faturamento. Vale o desempenho, muitas vezes em detrimento da eficácia dos resultados.

Segundo Thomas J. Watson Jr, a diferença vital entre o sucesso e o fracasso de uma empresa pode ser frequentemente atribuída à questão de até que ponto a organização aproveita bem a energia e o talento de seu pessoal. O que ela faz para ajudar as pessoas a encontrar um denominador comum, que as aproxime e as direcione a para um mesmo caminho? Desenvolvi, nos últimos anos, vários projetos de redesenho comercial e de reestruturação do modelo de vendas de empresas. Entre os pontos comuns e crítico, apresentados por esses clientes, temos: histórico de alto volume de vendas, alta pressão para o alcance dos resultados, forte crescimento no número de substituições (turn over) e, é claro, nível de saturação no modelo de administração.

Um diagnóstico comum nesses casos é o do foco total em metas, a qualquer preço, em detrimento do papel do relacionamento e do valor a ser construído ao longo do tempo.  Mas como reverter essa situação de forma prática e objetiva? Como resposta, recomenda-se a revisão ou a criação da missão comercial da empresa. A missão é o papel a ser desempenhado pela equipe em seu negócio e a verdadeira razão da existência da estrutura, pessoal e base para o alcance dos resultados. Como metodologia, ela estabelece os princípios orientadores de vendas e apresenta as formas para o estabelecimento das metas, de acordo com aquilo que a empresa acredita ser o seu principal desafio. Além disso, proporciona aos vendedores um senso único de propósito, direção e visão das oportunidades.

Procuro seguir uma fórmula para responder às perguntas, sem uma ordem específica, mas que permita ao final estabelecer um enunciado, uma declaração, a ser compartilhada entre todos da equipe.

1. O que a equipe de vendas deve fazer?

• O que seguir como rotina de vendas, tipo: que produtos comercializar, quantos territórios devem ser ocupados, quantos clientes inativos devem ser revertidos, como assegurar margens mínimas, como garantir a participação de mercado e o que colocar como um portfólio ideal de produtos. Parece simples, mas poucos vendedores sabem estabelecer métricas para estes indicadores.

2. Para quem fazer?

• A quem se destina o esforço comercial. Que perfil de cliente deve ser trabalhado? Qual a segmentação de mercado e quais os pontos de vendas importantes para a empresa. Quem são os clientes compradores, especificadores, técnicos e usuários finais. Uma pergunta difícil é a que define quem não deve ser o cliente da empresa.

3. Para que deve fazer?

• Como assegurar um processo saudável, organizado e crescente de vendas, sem os vales e picos dos gráficos pela alta concentração de pedidos no final do mês. Como ajudar na previsão regular de demanda para as áreas de produção, compras e no fluxo financeiro da empresa. Qual o mix ideal de produtos e de margens para a obtenção de resultados empresariais.

4. Onde deve fazer? 

• Um ponto de alavancagem nas principais estratégias de vendas é saber atender uma carteira de clientes diferenciados, evitando-se a concentração nos clientes de grande porte (80/20), que matam as margens. Devem ser cobertos os clientes de médio porte, com ampliação de portfólio e ainda os pequenos clientes, assegurando a cobertura e capilaridade de mercado.

5. Qual a responsabilidade comercial a ser atendida? 

• Como conquistar e reter clientes saudáveis, praticando políticas comerciais objetivas de prazo, descontos e de preços com margens atrativas.
Identificados os principais pontos de atenção da equipe, recomenda-se a redação da missão comercial da empresa, de forma resumida, utilizando-a como uma ferramenta de gestão das equipes, orientação dos esforços e de capacitação dos profissionais.

Causa e efeito

Raúl Candeloro

Problemas! Quem não os tem? A questão é: como resolvê-los de maneira rápida e correta? Todos nós resolvemos problemas a toda hora... mas, tratando-se de problemas estratégicos, que influenciam parte ou até toda a organização, é muito importante que façamos o processo correto da resolução de problemas. Afinal, tomar a decisão errada ou resolver de maneira pouco eficiente pode ter um alto risco e um final bastante desastroso para a empresa – e para os clientes!

Justamente para nos ajudar nesse processo de resolução de problemas é que Kaoru Ishikawa criou o diagrama de causa e efeito, uma das ferramentas da qualidade mais utilizada pelas empresas do mundo todo.

Se você ainda não ouviu falar de Kaoru Ishikawa, não conseguirá mais evitar se quiser conhecer e utilizar as ferramentas da qualidade. Ishikawa é reconhecido, até hoje, pelos avanços que proporcionou nas organizações e por seus pensamentos que deram início ao conceito de qualidade total – e as ferramentas que nos ajudam a buscá-la.

O diagrama de causa e efeito – também conhecido como espinha de peixe, foi proposto por Ishikawa na década de 60. Criado originalmente para identificar as causas dos problemas no processo de produção de um produto (indústria), mas a sua utilização foi mais além, podendo ser aplicada em qualquer tipo de problemas organizacionais.

O diagrama de causa e efeito parte de um “problema” (considerado o efeito do diagrama) e de todas as influências dele (consideradas as causas do diagrama). Esse efeito e as causas identificadas são colocados no formato de uma espinha de peixe, o que facilita muito a visualização, a relação entre todas as causas e como o efeito (problema) pode ser resolvido.

Portanto, iniciamos o diagrama escrevendo o problema no lado direito – o que seria a “cabeça” do peixe. Depois, traçamos uma linha horizontal para a esquerda. Dessa linha principal, sairão outras linhas secundárias (para cima ou para baixo). Dessas linhas secundárias, sairão as terciárias e assim por diante, até chegar ao ponto final das influências.

Para um diagrama eficiente, essas causas devem ser identificadas através de um brainstorm – com toda a equipe reunida, dando opiniões e sugerindo causas. Assim, o diagrama fica muito mais verdadeiro e confiável. Ninguém melhor para identificar as influências do que as pessoas que estão diretamente ligadas ao problema.

Aqui está um passo-a-passo para o seu diagrama de causa e efeito:
1. Identifique o problema (efeito).
2. Identifique as influências do problema (causas). Primeiro as principais, seguidas das secundárias, terciárias etc. Lembre-se de fazer isso em grupo para obter opiniões diferentes que contribuam para um diagrama mais completo.
3. Coloque o efeito e suas causas no formato espinha de peixe. Escolha uma folha bastante grande para colocar o diagrama, ou então uma lousa ou quadro branco extenso – você certamente vai precisar de espaço.
4. Incentive a participação da equipe com perguntas como “O quê?”, “Por quê?”, “E o que mais?”.
5. Faça a análise do diagrama, destacando quais as causas que influenciam mais o problema analisado. Discuta isso entre os participantes para chegarem às causas que realmente são bastante influenciadoras e requerem atenção.
6. Comece a resolução das causas, uma por uma. Se possível, nomeie pessoas responsáveis por cada uma das causas. Nomeie também um supervisor geral de toda a ação para terem certeza de que tudo irá correr exatamente como planejado.
7. Analise os resultados obtidos. Reúna a equipe e mostre como o problema foi resolvido, com a ajuda de todos e principalmente com a identificação, aceitação e visualização do problema e suas causas.

Organize o seu brainstorm, identifique os problemas e suas causas, e boa resolução!