Mapas mentais como ferramenta de planejamento

Flávio Levi

Mapa mental ou Mind Map é uma ferramenta de organização e planejamento muito semelhante a um diagrama. Foi criado pelo inglês Tony Buzan e auxilia na gestão de informações e compreensão de ideias, por gerar uma fácil visualização e boa estruturação de todas as informações necessárias, além de facilitar o processo de memorização e estimular os dois lados do cérebro e incentivar a criatividade.

Com um mind map você pode organizar, reunir e filtrar ideias, pode analisar uma estrutura de informações, verificar a relação entre pontos chave e, além de tudo, terá uma forma visual associativa de todas as etapas em um planejamento ou processo. Ou seja, terá a visualização de diversos elementos de uma vez, aumentando a probabilidade de integração e associação criativa entre todos os elementos.

O mapa mental assemelha-se muito a um fluxograma, mas de uma forma menos linear e mais processual. Você tem uma ideia central e a partir dela vai gerando diversas ramificações de tópicos e sub-tópicos, seguindo algumas cores e formas, a fim de organizar visualmente cada etapa do processo, já que anotações monocromáticas não estimulam o cérebro da mesma forma que anotações coloridas, com formas e imagens.

Mas e daí, o que eu faço com tudo isso?

Com um Mind Map em mãos, você pode utilizá-lo como base para tomada de decisões, já que tem de forma visual e organizada todos os elementos da operação. Através dele você sabe quais direcionamentos pode tomar e isso facilita para ver o processo como um todo. Você também poderá utilizá-lo para organizar e ordenar o processo de planejamento e de brainstorm, além de representar estruturas de campanhas, check-lists, etc.

Como o mind map estimula a criatividade, ele aumenta a possibilidade de geração de novas ideias, além de encorajar o lado lúdico, de humor e de inovação para que se chegue a ideia criativa com mais facilidade.

Como construir um mind map

Você pode fazer seu mind map através de algum programa específico (veja algumas sugestões abaixo) ou pode fazer à mão mesmo, o que é recomendado para os primeiros mapas, de forma a assimilar melhor o funcionamento. O ideal em um mind map é a utilização de cores, já que foi comprovado através da psicologia que as cores, formas, dimensões elementos inusitados facilitam no processo de memorização e leitura. Então, caso vá fazer em uma folha de papel, separe canetas coloridas; caso faça no computador, ele já permite essa função.

Tenha sempre em mente um tópico principal.

Assim que registrar esse tópico, comece em forma de raiz a colocar os sub tópicos e assim por diante. Utilize a folha na horizontal, sempre separando tudo e sem utilizar textos longos. Se possível, separe os tópicos por cores, pois facilita a trilha de leitura, afinal um mind map deve ser sempre olhado seguindo um fluxo de informações.

Tony Buzan defende que a criação de um bom mind map acontece em cinco etapas:

Etapa 1: disparando as ideias

Coloque a ideia central do mind map e em seguida deixe rolar as ideias por aproximadamente 20 minutos, de forma rápida, sem muito tempo para pensar, já que fazer o cérebro trabalhar em alta velocidade o liberta do pensamento padrão e encoraja novas ideias. Mesmo que as ideias pareçam absurdas, não as descartem, elas podem fornecer novas perspectivas e derrubar velhos hábitos.

Etapa 2: primeira reconstrução e revisão

Faça uma curta pausa após a etapa 1. Deixe o cérebro descansar e se integrar às ideias geradas. Após esse repouso, faça um novo mind map com as principais ideias identificadas – categorize e construa a hierarquia, ordenando de uma forma visual mais agradável o seu mapa e facilitando a procura de associações. Mesmo que encontre ideias repetidas, mantenha-as caso façam sentido dentro do contexto. Em certos casos essa repetição pode mostrar a importância de alguns pontos e, a partir destes pontos, podem surgir alguns novos conceitos.

Etapa 3: incubação

A criatividade súbita vem quando o cérebro está relaxado, seja dormindo, correndo, ou meditando. Estes estados de espírito permitem que o processo de pensamento se espalhe para as áreas mais distantes do cérebro, aumentando as possibilidades de descoberta mental. Entre outras palavras, a etapa 3 diz que você deve relaxar entre a etapa 2 e 4, para que suas ideias fluam melhor.

Etapa 4: segunda construção e revisão

Após a incubação, o cérebro terá uma percepção mais “fresca” do que no primeiro e segundo mind map. Então agora é hora de fazer outro disparo como na etapa 1, mas dessa vez considerando todas as informações colhidas e integradas nos estágios anteriores, de forma a surgir um mind map final, refinado, compreensível e legível.

Etapa 5: estágio final

Após ter um mind map final (o que foi elaborado na etapa 4), você tem em mãos uma ferramenta de fácil visualização de qualquer situação, planejamento ou informação. É é neste momento que deve ser feita uma análise geral do mind map e, se preciso, feito novas associações e a inserção de novos elementos que possam conduzir a avanços.

Procure trabalhar com a folha ou página na horizontal, o que permite um melhor aproveitamento do espaço. Algumas vezes considere utilizar imagens para representar os tópicos, facilitando ainda mais a leitura.

Cada programa tem a sua forma de trabalho; alguns são mais flexíveis para ilustrações e outros mais focados no conteúdo. Independente da ferramenta, o conceito é sempre o mesmo.

Algumas referências

·         Mapas mentais (ótima fonte brasileira sobre o assunto);

·         iMindMap (site oficial do Tony Buzan);

·         Descrição de mapa mental na Wikipédia (em português);

·         EasyMapper (brasileiro).

Programas para mapas mentais

·         MindManager Pro 7 (simples, prático e totalmente integrável com o Office);

·         ConceptDraw MindMap (compatível com Windows e Mac);

·         Visual Mind;

·         FreeMind (open source para Windows, Mac e Linux).

Eu utilizo o MindManager Pro, por ser de fácil utilização e totalmente integrável com o Office. Mas o ideal é testar a ferramenta que mais se adapte à sua forma de trabalhar. Não deixe também de consultar as fontes de referência, que possuem diversos modelos para utilização de mind maps.

Causa e efeito

Raúl Candeloro

Problemas! Quem não os tem? A questão é: como resolvê-los de maneira rápida e correta? Todos nós resolvemos problemas a toda hora... mas, tratando-se de problemas estratégicos, que influenciam parte ou até toda a organização, é muito importante que façamos o processo correto da resolução de problemas. Afinal, tomar a decisão errada ou resolver de maneira pouco eficiente pode ter um alto risco e um final bastante desastroso para a empresa – e para os clientes!

Justamente para nos ajudar nesse processo de resolução de problemas é que Kaoru Ishikawa criou o diagrama de causa e efeito, uma das ferramentas da qualidade mais utilizada pelas empresas do mundo todo.

Se você ainda não ouviu falar de Kaoru Ishikawa, não conseguirá mais evitar se quiser conhecer e utilizar as ferramentas da qualidade. Ishikawa é reconhecido, até hoje, pelos avanços que proporcionou nas organizações e por seus pensamentos que deram início ao conceito de qualidade total – e as ferramentas que nos ajudam a buscá-la.

O diagrama de causa e efeito – também conhecido como espinha de peixe, foi proposto por Ishikawa na década de 60. Criado originalmente para identificar as causas dos problemas no processo de produção de um produto (indústria), mas a sua utilização foi mais além, podendo ser aplicada em qualquer tipo de problemas organizacionais.

O diagrama de causa e efeito parte de um “problema” (considerado o efeito do diagrama) e de todas as influências dele (consideradas as causas do diagrama). Esse efeito e as causas identificadas são colocados no formato de uma espinha de peixe, o que facilita muito a visualização, a relação entre todas as causas e como o efeito (problema) pode ser resolvido.

Portanto, iniciamos o diagrama escrevendo o problema no lado direito – o que seria a “cabeça” do peixe. Depois, traçamos uma linha horizontal para a esquerda. Dessa linha principal, sairão outras linhas secundárias (para cima ou para baixo). Dessas linhas secundárias, sairão as terciárias e assim por diante, até chegar ao ponto final das influências.

Para um diagrama eficiente, essas causas devem ser identificadas através de um brainstorm – com toda a equipe reunida, dando opiniões e sugerindo causas. Assim, o diagrama fica muito mais verdadeiro e confiável. Ninguém melhor para identificar as influências do que as pessoas que estão diretamente ligadas ao problema.

Aqui está um passo-a-passo para o seu diagrama de causa e efeito:
1. Identifique o problema (efeito).
2. Identifique as influências do problema (causas). Primeiro as principais, seguidas das secundárias, terciárias etc. Lembre-se de fazer isso em grupo para obter opiniões diferentes que contribuam para um diagrama mais completo.
3. Coloque o efeito e suas causas no formato espinha de peixe. Escolha uma folha bastante grande para colocar o diagrama, ou então uma lousa ou quadro branco extenso – você certamente vai precisar de espaço.
4. Incentive a participação da equipe com perguntas como “O quê?”, “Por quê?”, “E o que mais?”.
5. Faça a análise do diagrama, destacando quais as causas que influenciam mais o problema analisado. Discuta isso entre os participantes para chegarem às causas que realmente são bastante influenciadoras e requerem atenção.
6. Comece a resolução das causas, uma por uma. Se possível, nomeie pessoas responsáveis por cada uma das causas. Nomeie também um supervisor geral de toda a ação para terem certeza de que tudo irá correr exatamente como planejado.
7. Analise os resultados obtidos. Reúna a equipe e mostre como o problema foi resolvido, com a ajuda de todos e principalmente com a identificação, aceitação e visualização do problema e suas causas.

Organize o seu brainstorm, identifique os problemas e suas causas, e boa resolução!