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Desde
1992, a empresária Teresinha de Paula, dona do bufê Teras, de São Paulo,
atualiza diariamente seu fluxo de caixa com projeções para os
90 dias seguintes. "Se acompanho de perto as receitas e despesas,
calculo melhor os custos e o volume das compras para não
acabar no banco, atrás de crédito para capital de giro", diz. Segundo ela,
o controle minucioso das entradas e saídas foi essencial para que sua empresa
ganhasse fôlego para trocar a cozinha de casa por uma sede independente.
"É preciso um fluxo de caixa estruturado para crescer", diz ela. E é
mesmo. Afinal, o acompanhamento das contas a pagar e a receber é
fundamental não só para calcular o capital de giro como também
para definir, da melhor forma possível, as datas adequadas para pagamentos,
recebimentos, retirada de lucros e pró-labore e realização de promoções para
desova de estoques.
Você pode montar o fluxo de caixa com planilhas de
Excel, softwares de gestão financeira ou até manualmente. Seja qual for a forma
escolhida, é importante ficar atento a alguns procedimentos. Confira:
1 - Projete seu fluxo de caixa para um período
mínimo de três meses. Para cada dia você registra o saldo inicial (valor em
caixa registrado na data), entradas, saídas, saldo operacional (valor das
entradas menos as saídas na respectiva data) e saldo final (soma do saldo
inicial e do operacional).
2 - Registre separadamente as entradas e saídas
previstas e efetivas, discriminando a origem das receitas e o destino das
despesas. Nas entradas de caixa, faça a distinção das diversas formas de
recebimento, como dinheiro, cheque pré-datado, duplicatas e cartão de crédito.
Nas saídas, leve em conta itens como impostos, pagamentos a fornecedores,
pró-labore, salários, comissões a vendedores, encargos sobre a folha de
pagamento, contas de água, luz e telefone, gastos com propaganda e marketing,
despesas bancárias, aluguel, honorários do contador, pagamento de outros
serviços, despesas com veículos, material de escritório, equipamento e
financiamentos. Isso permite controlar cada centavo gasto, assim como tudo o
que entra no caixa.
3 - Na sua previsão de três meses, de nada adianta
se munir de um fluxo de caixa se você não alimentá-lo com números realistas.
"Um dos erros mais comuns é a estimativa exagerada das vendas", diz o
consultor financeiro Ari Rosollem, do Sebrae São Paulo. Para não cair na
armadilha, é importante analisar com cuidado a carteira de clientes, o
histórico do caixa da empresa, fatores sazonais e dados do mercado.
4 - Dê bastante atenção aos extratos bancários para
não contabilizar como dinheiro em conta cheques devolvidos ou pagamentos não
realizados. A medida tem outra vantagem: só com acompanhamento detalhado das
contas a receber é possível agilizar a cobrança dos clientes em atraso para
minimizar a necessidade de capital de giro.
5 - Embora algumas empresas calculem o fluxo de
caixa em períodos semanais, especialistas recomendam a apuração diária. "O
período semanal pode esconder saldos negativos em determinados dias no decorrer
da semana", diz o consultor Rosollem.
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