Ana Clara Cenamo
27 de junho de 2004
Desde o último texto sobre negociação, no qual citei uma
famigerada planilha de custos para jobs online, recebi vários e-mails me
solicitando, se não a própria, ao menos que eu cedesse algumas dicas de como
montar uma planilha eficaz.
Não me surpreendi com o grande número de pedidos de uma
cópia da planilha…
Sabemos que muitos aqui no seu dia-a-dia se vêem às voltas
com a dificuldade que é montar uma estimativa/orçamento defensável… Digo
defensável porque é este o termo que me ocorre ao lembrar das inúmeras vezes em
que temos que sentar frente a frente com um cliente para defender os números e
atividades previstas para um determinado projeto/job proposto.
Resolvi então tentar formalizar aqui algumas dicas que podem
ajudar e orientar a tarefa de elaborar uma estimativa. A planilha é só o
produto final apresentado ao cliente. Antes dela várias etapas precisam ser
esclarecidas e cumpridas.
1. O briefing
O primeiro passo é estar de posse de um briefing
completo/detalhado, que traga todas as informações sobre o projeto a ser
desenvolvido.
Por exemplo, se tivermos um projeto para um hotsite de
lançamento de um produto, uma linha de maquiagem… Temos que receber do cliente
toda a informação necessária: qual o foco conceitual do lançamento? O que
deveremos priorizar na ação: conhecimento do produto? Compra/venda? Teremos
mídia online? Se sim, qual será o objetivo para esta? Gerar cadastros? Gerar
tráfego? Branding?
Existirá uma promoção? Concurso cultural? Existe uma base de
dados utilizável? De que verba podemos dispor? Temos limitações de uso de
tecnologia? Vamos usar som? Locução? Vídeo? Haverá produção de fotos e conteúdo
ou receberemos o material do cliente?
Hoje tenho desenvolvido com meus clientes um modelo de
briefing “ideal”, que também foi criado a oito mãos, fruto das idas e vindas e
refações decorrentes de briefings que nunca traduziam plenamente a demanda
necessária.
Fazer um bom briefing é uma tarefa delicada… caberá a este
assunto um próximo texto que, com certeza, escreverei.
Mas, enfim, o que eu quis dizer é que só de posse de um
briefing completo (e na maioria das vezes é preciso correr atrás do
esmiuçamento de pontos indefinidos do briefing para poder completa-lo) é que
podemos começar a vislumbrar o valor de um projeto em horas de trabalho.
2. Reunião de criação e planejamento
O ideal, principalmente em produtoras/agências mais
estruturadas é que antes de colocar no papel um valor estimado para o projeto,
façamos uma reunião de equipe para levantar as possibilidades criativas e de
produção. Criação, Planejamento, Gerência de produção, Atendimento e Mídia
online (se houver uma demanda de mídia incluída) avaliam o briefing e fazem
suas sugestões de ações.
No caso do hotsite acima utilizado como exemplo, poderíamos
pensar que haveria uma ferramenta interativa onde o usuário pudesse “maquiar”
uma modelo virtual e brincar com as cores da coleção lançada… poderia haver um
concurso cultural que premiasse a melhor frase… poderíamos ter um e-mail MKT
inicial e formatos diferenciados de mídia etc.
3. Elaboração de uma proposta criativa e de produção – Fluxo
de informação
Após uma criação coletiva e levantamento de idéias, o
planejamento e produção passam a trabalhar na apresentação da proposta destas
idéias (em geral em forma de um fluxo de informação estruturado muitas vezes já
em um wireframe).
Nesta etapa devemos colocar no plano as melhores e mais
viáveis idéias para serem apresentadas como opções ao cliente.
Sabendo o que poderá ser produzido, orçar!
Só então partimos para o orçamento propriamente dito.
Colocar no papel todos os serviços e etapas necessárias para as opções de
produção do job planejadas.
Tenho usado uma seqüência lógica para avaliar as etapas de
cada job:
a. Planejamento
i. Quantas horas dedicadas à elaboração do plano pelo profissional
de planejamento? Neste item podemos ter um profissional júnior, pleno ou sênior
e os valores das horas de cada um serão diferentes.
ii. O plano aqui é muito mais conceitual e estratégico.
b. Arquitetura da Informação
1. Quantas horas dedicadas pelo profissional de AI?
a. Design Information
i. Wireframe: desenvolvimento da estrutura do site;
ii. Usabilidade: estudo do modo de utilização do site pelo
usuário
c. Criação
i. Neste item temos ainda subdivisões e para cada função e
qualificação profissional estabelece-se um valor de hora/homem.
1. Projeto Gráfico
a. Design de interface
b. Direção de arte
c. Ilustração
d. Animações/efeitos
e. Tratamento de imagens
2. Redação
a. Criação de Redação: desenvolvimento de textos;
b. Copy Desk de Texto: adaptação de textos para o publico
alvo.
d. Implementação e Tecnologia
i. Aqui também várias qualificações e especializações
profissionais determinam os valores de cada função.
1. Gerência de TI (Tecnologia)
a. Especificação da melhor tecnologia a ser utilizada: Linguagem
de Programação, Banco de Dados; etc.
2. Modelagem de Banco de Dados
a. Preparação do Banco de Dados para receber as informações
3. Programação Java, .NET, html, Flash:
a. Quantas horas de cada programação?
4. Montagem:
a. Ajusta o encaixe das informações de todas as linguagens
de programação utilizadas no projeto.
5. Ajustes da Implementação: verifica e faz os devidos
ajustes de programação;
e. Qualidade
i. Testes/Revisão: verifica se o trabalho desenvolvido esta
de acordo com o briefing fornecido pelo cliente e o funcionamento do projeto
desenvolvido;
1. Checking de navegação, links, textos, layouts.
f. Gerência de Projetos
i. Produção e conteúdo: verifica a recepção de material pelo
cliente, acompanha a produção do projeto quanto à linha de comunicação e seu
funcionamento e distribuição de horas gastas.
1. Para este item em geral atribuo um percentual do projeto.
No final, multiplica-se tudo pelos valores que atribuímos a
cada tarefa, soma-se tudo e obtemos o total do job.
E muitas vezes depois disso tudo ainda temos as rodadas de
negociações, pois os clientes sempre, invariavelmente, ainda mais os
“nacionais” acham caro e gostam de pechinchar.
Enfim…
Cada atendimento ou profissional responsável por orçamentos
vai compondo seu jeito próprio de estimar e orçar.
A questão mais delicada aqui é o valor da hora/homem que
definimos, o que com que o mercado seja tão dissonante em termos de valores.
Disponível em
http://webinsider.com.br/2004/06/27/monte-a-sua-planilha-de-custos/. Acesso em
09 jul 2013.
