Quatro erros imperdoáveis no fluxo de caixa do seu negócio

Priscila Zuini  

08/11/2013

Organizar as finanças de uma pequena empresa é o passo inicial para que o projeto cresça. O caminho é já começar a se acostumar com a planilha do fluxo de caixa. Pensado para servir como um planejamento, ele ajuda a acompanhar todas as receitas e os gastos da empresa e a tomar decisões.

O problema é que muitos empreendedores só usam os dados para saber se vai faltar dinheiro no final do mês. O ideal é acompanhar os meses futuros para programar ações. “O fluxo de caixa me diz futuro. Já começa a ver quanto mal ou bom vai ser daqui seis meses. Ele diz quanto precisa de capital de giro, se pode fazer distribuição de lucros, se está na hora de assumir uma dívida ou fazer um investimento”, diz Maurício Galhardo, consultor especializado em finanças, da Praxis Business.

Para que a ferramenta funcione bem como um indicador, é preciso que o empresário fique responsável por fazer ou acompanhar de perto os dados e se certifique de que todas as informação são reais. “O fluxo de caixa deve traduzir a realidade financeira da empresa. É uma previsão do que vai receber e pagar”, explica Nelson de Sousa, professor de finanças do IBMEC/RJ. Veja quais são os principais erros que você precisa evitar para usar bem o fluxo de caixa.

1. Não ter categorias

Apesar de existirem softwares e programas que auxiliam empresários no fluxo de caixa, a maneira mais simples é montar uma planilha. “Precisa separar os gastos em grupos, o que alguns chamam de planos de contas”, alerta Galhardo. Apenas registrar todos os gastos e despesas não é o suficiente para tomar decisões com a planilha. O ideal é separar todos os valores em categorias. “Se você separa em caixinhas, no plano de contas, consegue entender quanto se gasta em cada categoria”, indica o consultor.

Assim, faça colunas para custos com ocupação, como aluguel, IPTU e até água e luz, para custos com pessoal, incluindo salários e benefícios, e também para custos administrativos e relacionados a vendas. Desta forma, fica mais fácil identificar, por exemplo, onde a empresa gasta mais e até como seria possível reduzir custos. “É importante acompanhar o saldo bancário, que deve bater com o fluxo de caixa”, explica Galhardo.

2. Lançar vendas e não recebimentos

Uma nova venda sempre é recebida pela empresa como dinheiro no bolso e muitos empresários se precipitam e lançam os valores na planilha. “No fluxo de caixa, o que deve ser lançado são as receitas e não as vendas. A receita é aquilo que entrou de dinheiro. Se fizer uma venda em três vezes, vai ter que lançar o pagamento em três vezes também”, esclarece Galhardo.

O mesmo vale para pagamentos. “Se ia pagar uma conta e o fornecedor deu um prazo maior, muda a conta para ser paga em outra data”, diz o consultor. Para Sousa, este é o ponto de partida para um fluxo de caixa bem feito. “Projeta o que vai vender e o que vai receber, considerando que algumas vendas são à vista, outras a prazo”, diz.

3. Não ter um acompanhamento diário

O padrão mais comum de fluxo de caixa é mensal, ajudando o empresário a avaliar o desempenho do negócio naquele mês. Na prática, é melhor acompanhar diariamente. “Ele tem que ser feito diário. O fluxo de caixa não serve para ver quanto está gastando, para falar de passado, o fluxo de caixa me diz futuro”, afirma Galhardo.

4. Não ser realista

É com o acompanhamento diário que o empresário vai aprendendo como o negócio se comporta mês a mês e pode se preparar para períodos de baixa. Isso só acontece se os dados usados estiverem de acordo com a realidade. “Empresas projetam fluxo de caixa de até 2 anos, com o que imaginam que vai ser a atividade. Cada vez que aumentam as expectativas de venda, aumentam os gastos também”, diz Sousa.

Disponível em http://exame.abril.com.br/pme/noticias/4-erros-imperdoaveis-no-fluxo-de-caixa-do-seu-negocio?page=1&utm_campaign=news-diaria.html&utm_medium=e-mail&utm_source=newsletter. Acesso em 17 nov 2013.

Descubra seu momento de criatividade

Olhar Digital

12/09/2013

Todo mundo tem um momento especial do dia em que se sente mais disposto e criativo. E alguns estudos, publicados pelo site Life Hacker, afirmam que é possível identificá-los. Segundo o site, em 1950 a Associação Americana de Psicologia JP Guilford sugeriu que o tema valeria alguns estudos. Desde então, a ciência criou algumas teorias sobre os momentos em que estamos mais criativos.

Uma delas sugere que a criatividade fica mais aguçada quando estamos sonolentos e cansados. A pesquisa aponta que o nosso cérebro gera soluções mais criativas para os problemas quando estamos com aquela sensação de moleza. Para alguns, isso acontece pela manhã, para outros durante a tarde ou a noite. Obviamente, o estudo afirma que cada organismo possui uma característica individual, portanto, o ideal é prestar atenção nestes três momentos e tentar identificar o seu.

Já outra pesquisa acredita que a bebida alcoólica explora a criatividade do ser humano. A ideia é a mesma da teoria anterior: quando o cérebro relaxa, a pessoa consegue obter respostas mais criativas. Em outras palavras: esta sensação de sonolência, causada pela bebida e pelo cansaço, deixa a mente mais leve e, consequentemente, mais criativa.

Na mesma linha, uma teoria afirma que o cérebro continua buscando por soluções criativas na ao dormir com um problema na cabeça. O estudo ainda diz que a criatividade entra em ação se, ao acordar, a pessoa retomar o assunto. O oposto também já foi considerado eficaz. A prática do exercício físico pode ajudar. A teoria diz que quando a pesssoa se foca no corpo, ela deixa a mente mais livre para gerar ideias.

Outra teoria diz que a criatividade está relacionada à rotina e tende a aparecer na hora certa. Basicamente, o estudo sugere que se uma pessoa for organizada, ela pode "decidir" o momento de ser criativa. Sendo assim, a primeira dica para conseguir gerar o próprio momento de criatividade é: seja organizado.

Outra sugestão é criar uma planilha para marcar os momentos e dias em que a criatividade esteve em alta. Assim, é possível começar a identificar como o cérebro funciona e quais os melhores momentos para contar com a imaginação.

Uma recomendação: use aplicativos que permitam inserir comentários em cada faixa de horário do dia, assim você terá ainda mais precisão. Com o tempo, analise as "eurekas" e tente identificar em qual momento do dia você esteve mais propenso à criatividade. O app para iOS e Android, chamado "Moment Diary", é ideal para isso.

A criatividade pode ser bastante irregular. Mas, com as dicas acima, dá para começar a entender como a cabeça funciona. Seja em uma corrida pela manhã, soneca à tarde ou uma bebedeira com os amigos, todo mundo tem um momento certo para criar e solucionar os problemas que, às vezes, parecem impossíveis.

Disponível em http://olhardigital.uol.com.br/pro/noticia/ciencia-descubra-quando-voce-esta-mais-criativo/27622. Acesso em 12 set 2013.

Monte a sua planilha de custos

Ana Clara Cenamo

27 de junho de 2004

Desde o último texto sobre negociação, no qual citei uma famigerada planilha de custos para jobs online, recebi vários e-mails me solicitando, se não a própria, ao menos que eu cedesse algumas dicas de como montar uma planilha eficaz.

Não me surpreendi com o grande número de pedidos de uma cópia da planilha…

Sabemos que muitos aqui no seu dia-a-dia se vêem às voltas com a dificuldade que é montar uma estimativa/orçamento defensável… Digo defensável porque é este o termo que me ocorre ao lembrar das inúmeras vezes em que temos que sentar frente a frente com um cliente para defender os números e atividades previstas para um determinado projeto/job proposto.

Resolvi então tentar formalizar aqui algumas dicas que podem ajudar e orientar a tarefa de elaborar uma estimativa. A planilha é só o produto final apresentado ao cliente. Antes dela várias etapas precisam ser esclarecidas e cumpridas.

1. O briefing

O primeiro passo é estar de posse de um briefing completo/detalhado, que traga todas as informações sobre o projeto a ser desenvolvido.

Por exemplo, se tivermos um projeto para um hotsite de lançamento de um produto, uma linha de maquiagem… Temos que receber do cliente toda a informação necessária: qual o foco conceitual do lançamento? O que deveremos priorizar na ação: conhecimento do produto? Compra/venda? Teremos mídia online? Se sim, qual será o objetivo para esta? Gerar cadastros? Gerar tráfego? Branding?

Existirá uma promoção? Concurso cultural? Existe uma base de dados utilizável? De que verba podemos dispor? Temos limitações de uso de tecnologia? Vamos usar som? Locução? Vídeo? Haverá produção de fotos e conteúdo ou receberemos o material do cliente?

Hoje tenho desenvolvido com meus clientes um modelo de briefing “ideal”, que também foi criado a oito mãos, fruto das idas e vindas e refações decorrentes de briefings que nunca traduziam plenamente a demanda necessária.

Fazer um bom briefing é uma tarefa delicada… caberá a este assunto um próximo texto que, com certeza, escreverei.

Mas, enfim, o que eu quis dizer é que só de posse de um briefing completo (e na maioria das vezes é preciso correr atrás do esmiuçamento de pontos indefinidos do briefing para poder completa-lo) é que podemos começar a vislumbrar o valor de um projeto em horas de trabalho.

2. Reunião de criação e planejamento

O ideal, principalmente em produtoras/agências mais estruturadas é que antes de colocar no papel um valor estimado para o projeto, façamos uma reunião de equipe para levantar as possibilidades criativas e de produção. Criação, Planejamento, Gerência de produção, Atendimento e Mídia online (se houver uma demanda de mídia incluída) avaliam o briefing e fazem suas sugestões de ações.

No caso do hotsite acima utilizado como exemplo, poderíamos pensar que haveria uma ferramenta interativa onde o usuário pudesse “maquiar” uma modelo virtual e brincar com as cores da coleção lançada… poderia haver um concurso cultural que premiasse a melhor frase… poderíamos ter um e-mail MKT inicial e formatos diferenciados de mídia etc.

3. Elaboração de uma proposta criativa e de produção – Fluxo de informação

Após uma criação coletiva e levantamento de idéias, o planejamento e produção passam a trabalhar na apresentação da proposta destas idéias (em geral em forma de um fluxo de informação estruturado muitas vezes já em um wireframe).

Nesta etapa devemos colocar no plano as melhores e mais viáveis idéias para serem apresentadas como opções ao cliente.

Sabendo o que poderá ser produzido, orçar!

Só então partimos para o orçamento propriamente dito. Colocar no papel todos os serviços e etapas necessárias para as opções de produção do job planejadas.

Tenho usado uma seqüência lógica para avaliar as etapas de cada job:

a. Planejamento

i. Quantas horas dedicadas à elaboração do plano pelo profissional de planejamento? Neste item podemos ter um profissional júnior, pleno ou sênior e os valores das horas de cada um serão diferentes.

ii. O plano aqui é muito mais conceitual e estratégico.

b. Arquitetura da Informação

1. Quantas horas dedicadas pelo profissional de AI?

a. Design Information

i. Wireframe: desenvolvimento da estrutura do site;

ii. Usabilidade: estudo do modo de utilização do site pelo usuário

c. Criação

i. Neste item temos ainda subdivisões e para cada função e qualificação profissional estabelece-se um valor de hora/homem.

1. Projeto Gráfico

a. Design de interface

b. Direção de arte

c. Ilustração

d. Animações/efeitos

e. Tratamento de imagens

2. Redação

a. Criação de Redação: desenvolvimento de textos;

b. Copy Desk de Texto: adaptação de textos para o publico alvo.

d. Implementação e Tecnologia

i. Aqui também várias qualificações e especializações profissionais determinam os valores de cada função.

1. Gerência de TI (Tecnologia)

a. Especificação da melhor tecnologia a ser utilizada: Linguagem de Programação, Banco de Dados; etc.

2. Modelagem de Banco de Dados

a. Preparação do Banco de Dados para receber as informações

3. Programação Java, .NET, html, Flash:

a. Quantas horas de cada programação?

4. Montagem:

a. Ajusta o encaixe das informações de todas as linguagens de programação utilizadas no projeto.

5. Ajustes da Implementação: verifica e faz os devidos ajustes de programação;

e. Qualidade

i. Testes/Revisão: verifica se o trabalho desenvolvido esta de acordo com o briefing fornecido pelo cliente e o funcionamento do projeto desenvolvido;

1. Checking de navegação, links, textos, layouts.

f. Gerência de Projetos

i. Produção e conteúdo: verifica a recepção de material pelo cliente, acompanha a produção do projeto quanto à linha de comunicação e seu funcionamento e distribuição de horas gastas.

1. Para este item em geral atribuo um percentual do projeto.

No final, multiplica-se tudo pelos valores que atribuímos a cada tarefa, soma-se tudo e obtemos o total do job.

E muitas vezes depois disso tudo ainda temos as rodadas de negociações, pois os clientes sempre, invariavelmente, ainda mais os “nacionais” acham caro e gostam de pechinchar.

Enfim…

Cada atendimento ou profissional responsável por orçamentos vai compondo seu jeito próprio de estimar e orçar.

A questão mais delicada aqui é o valor da hora/homem que definimos, o que com que o mercado seja tão dissonante em termos de valores.

Disponível em http://webinsider.com.br/2004/06/27/monte-a-sua-planilha-de-custos/. Acesso em 09 jul 2013.