Monte a sua planilha de custos

Ana Clara Cenamo

27 de junho de 2004

Desde o último texto sobre negociação, no qual citei uma famigerada planilha de custos para jobs online, recebi vários e-mails me solicitando, se não a própria, ao menos que eu cedesse algumas dicas de como montar uma planilha eficaz.

Não me surpreendi com o grande número de pedidos de uma cópia da planilha…

Sabemos que muitos aqui no seu dia-a-dia se vêem às voltas com a dificuldade que é montar uma estimativa/orçamento defensável… Digo defensável porque é este o termo que me ocorre ao lembrar das inúmeras vezes em que temos que sentar frente a frente com um cliente para defender os números e atividades previstas para um determinado projeto/job proposto.

Resolvi então tentar formalizar aqui algumas dicas que podem ajudar e orientar a tarefa de elaborar uma estimativa. A planilha é só o produto final apresentado ao cliente. Antes dela várias etapas precisam ser esclarecidas e cumpridas.

1. O briefing

O primeiro passo é estar de posse de um briefing completo/detalhado, que traga todas as informações sobre o projeto a ser desenvolvido.

Por exemplo, se tivermos um projeto para um hotsite de lançamento de um produto, uma linha de maquiagem… Temos que receber do cliente toda a informação necessária: qual o foco conceitual do lançamento? O que deveremos priorizar na ação: conhecimento do produto? Compra/venda? Teremos mídia online? Se sim, qual será o objetivo para esta? Gerar cadastros? Gerar tráfego? Branding?

Existirá uma promoção? Concurso cultural? Existe uma base de dados utilizável? De que verba podemos dispor? Temos limitações de uso de tecnologia? Vamos usar som? Locução? Vídeo? Haverá produção de fotos e conteúdo ou receberemos o material do cliente?

Hoje tenho desenvolvido com meus clientes um modelo de briefing “ideal”, que também foi criado a oito mãos, fruto das idas e vindas e refações decorrentes de briefings que nunca traduziam plenamente a demanda necessária.

Fazer um bom briefing é uma tarefa delicada… caberá a este assunto um próximo texto que, com certeza, escreverei.

Mas, enfim, o que eu quis dizer é que só de posse de um briefing completo (e na maioria das vezes é preciso correr atrás do esmiuçamento de pontos indefinidos do briefing para poder completa-lo) é que podemos começar a vislumbrar o valor de um projeto em horas de trabalho.

2. Reunião de criação e planejamento

O ideal, principalmente em produtoras/agências mais estruturadas é que antes de colocar no papel um valor estimado para o projeto, façamos uma reunião de equipe para levantar as possibilidades criativas e de produção. Criação, Planejamento, Gerência de produção, Atendimento e Mídia online (se houver uma demanda de mídia incluída) avaliam o briefing e fazem suas sugestões de ações.

No caso do hotsite acima utilizado como exemplo, poderíamos pensar que haveria uma ferramenta interativa onde o usuário pudesse “maquiar” uma modelo virtual e brincar com as cores da coleção lançada… poderia haver um concurso cultural que premiasse a melhor frase… poderíamos ter um e-mail MKT inicial e formatos diferenciados de mídia etc.

3. Elaboração de uma proposta criativa e de produção – Fluxo de informação

Após uma criação coletiva e levantamento de idéias, o planejamento e produção passam a trabalhar na apresentação da proposta destas idéias (em geral em forma de um fluxo de informação estruturado muitas vezes já em um wireframe).

Nesta etapa devemos colocar no plano as melhores e mais viáveis idéias para serem apresentadas como opções ao cliente.

Sabendo o que poderá ser produzido, orçar!

Só então partimos para o orçamento propriamente dito. Colocar no papel todos os serviços e etapas necessárias para as opções de produção do job planejadas.

Tenho usado uma seqüência lógica para avaliar as etapas de cada job:

a. Planejamento

i. Quantas horas dedicadas à elaboração do plano pelo profissional de planejamento? Neste item podemos ter um profissional júnior, pleno ou sênior e os valores das horas de cada um serão diferentes.

ii. O plano aqui é muito mais conceitual e estratégico.

b. Arquitetura da Informação

1. Quantas horas dedicadas pelo profissional de AI?

a. Design Information

i. Wireframe: desenvolvimento da estrutura do site;

ii. Usabilidade: estudo do modo de utilização do site pelo usuário

c. Criação

i. Neste item temos ainda subdivisões e para cada função e qualificação profissional estabelece-se um valor de hora/homem.

1. Projeto Gráfico

a. Design de interface

b. Direção de arte

c. Ilustração

d. Animações/efeitos

e. Tratamento de imagens

2. Redação

a. Criação de Redação: desenvolvimento de textos;

b. Copy Desk de Texto: adaptação de textos para o publico alvo.

d. Implementação e Tecnologia

i. Aqui também várias qualificações e especializações profissionais determinam os valores de cada função.

1. Gerência de TI (Tecnologia)

a. Especificação da melhor tecnologia a ser utilizada: Linguagem de Programação, Banco de Dados; etc.

2. Modelagem de Banco de Dados

a. Preparação do Banco de Dados para receber as informações

3. Programação Java, .NET, html, Flash:

a. Quantas horas de cada programação?

4. Montagem:

a. Ajusta o encaixe das informações de todas as linguagens de programação utilizadas no projeto.

5. Ajustes da Implementação: verifica e faz os devidos ajustes de programação;

e. Qualidade

i. Testes/Revisão: verifica se o trabalho desenvolvido esta de acordo com o briefing fornecido pelo cliente e o funcionamento do projeto desenvolvido;

1. Checking de navegação, links, textos, layouts.

f. Gerência de Projetos

i. Produção e conteúdo: verifica a recepção de material pelo cliente, acompanha a produção do projeto quanto à linha de comunicação e seu funcionamento e distribuição de horas gastas.

1. Para este item em geral atribuo um percentual do projeto.

No final, multiplica-se tudo pelos valores que atribuímos a cada tarefa, soma-se tudo e obtemos o total do job.

E muitas vezes depois disso tudo ainda temos as rodadas de negociações, pois os clientes sempre, invariavelmente, ainda mais os “nacionais” acham caro e gostam de pechinchar.

Enfim…

Cada atendimento ou profissional responsável por orçamentos vai compondo seu jeito próprio de estimar e orçar.

A questão mais delicada aqui é o valor da hora/homem que definimos, o que com que o mercado seja tão dissonante em termos de valores.

Disponível em http://webinsider.com.br/2004/06/27/monte-a-sua-planilha-de-custos/. Acesso em 09 jul 2013.

Reuniões chatas? Livre-se delas em sete passos (e poupe dinheiro)

Tatiana Vaz

No horário marcado, todos se dirigem para a sala de reunião da empresa com suas pastas debaixo do braço e laptops a tira colo. Tomam seus lugares, fazem um breve silêncio, mas antes de começarem a reunião de fato, alguém puxa um assunto sobre algo que tenha visto no caminho. Um assunto sem importância, que acaba levando a outro sobre o final de semana e gostos musicais até que, de repente todos têm palpites a dar sobre melhores seriados e filmes, dicas de culinária, tarô ou qualquer outro assunto que nada tem a ver com o motivo de estarem ali.

E por que é que eles estavam ali mesmo?

Pois é, mesmo que o objetivo das reuniões corporativas muitas vezes não seja claro e tampouco resolvido, a estimativa é que as empresas gastam aproximados 500 mil reais para cada 100 funcionários que desperdiçam tempo em encontros improdutivos. Nos Estados Unidos, onde 11 milhões de reuniões de negócios por dia, uma pesquisa recente da Forbes mostrou que 80% dos executivos estão insatisfeitos com as reuniões que nada resolvem.

“Os líderes de hoje fazem mais reuniões que os de antigamente, porque é uma maneira deles dividirem a responsabilidade das decisões com sua equipe e até de parecerem mais abertos a ideias, mesmo que no fundo sempre a sua palavra final é a que prevaleça”, diz Christian Barbosa, um dos principais especialistas em gestão do tempo no país.

Na opinião de Barbosa, seja lá por qual motivo, uma reunião eficiente de verdade, daquelas que ninguém sai achando que perdeu o mínimo de tempo, teria de ser orquestrada pelo líder com base nos seguintes passos:

Objetivos claros

Só marque reuniões se tiver claro em mente o que deve ser discutido e o que você pretende levar daquele encontro. Também deixe os objetivos bem claros aos demais participantes, se possível por meio de uma pauta enviada previamente.

As pautas estabelecidas serão usadas como um fio condutor durante a reunião, para que ninguém se perca nos assuntos e para que fique claro o que todos devem resolver ali.

Pessoas essenciais

Convocar todas as pessoas envolvidas em um determinado processo, além de seus pares diretos e outros executivos que talvez possam contribuir... quem sabe... sei lá... de repente... é errado. “Quanto menos gente melhor, pois é menor a chance de distração e mais decisões diretas serão tomadas”, diz, Christian.

De acordo com o consultor, três perguntas básicas devem ser feitas pelo líder antes de escolher quem estará na sala de reunião: esse profissional vai decidir alguma ação? Ele vai executar alguma ação que será decidida? Ele me serve como consultor dentro do projeto? Se não, não há motivo para convocá-lo.

Tempo estabelecido

Boas decisões, quando todos estão inteirados e focados no assunto a ser discutido, levam em torno de 30 minutos. “Se assuntos paralelos, comentários e outras dispersões ficarem de fora da sala, o tempo estimado para a condução é esse”, diz Barbosa. Claro que não dá para seguir essa regra à risca, se houver diversos assuntos a serem tratados ou até se cada um deles for muito delicado. “Ainda assim, duas horas é o tempo máximo necessário para se decidir alguma coisa”, afirma o consultor.

Deixe um relógio grande no centro da mesa, bem visível. Assim, você e todos estarão mais conscientes do controle do tempo. Se possível, estabeleça uma meta e compartilhe com os demais.

Fique de pé

A maneira que o líder irá conduzir os encontros é essencial para que ele seja mais (ou menos) eficiente. Christian defende a ideia de que fazer essa condução de pé é melhor para visualizar os participantes de maneira mais direta, direcionar as ideias a serem discutidas com mais facilidade, além de ajudar a controlar melhor o tempo.

Anote tudo

Peça para que alguém faça uma ata, com horário e data, com tudo que foi discutido e resolvido ou não durante a conversa com o intuito de controlar a evolução dos assuntos a cada encontro. As tarefas e metas estabelecidas aos participantes também não podem ser esquecidas. Na próxima reunião, com a ata em mãos, ninguém mais precisará ser lembrado do que já foi discutido ou do status dos desafios já partilhados por todos.

O tempo gasto nos processos de decisão também podem ser controlados com ajuda do documento.

Avalie o processo

Após a reunião, pergunte individualmente aos participantes o que eles acharam do encontro e se há sugestões para tornar o modelo mais ágil. A opinião deles é importante para que você entenda o quanto as pausas para discussões tomam o tempo efetivo deles no trabalho e podem interferir em seus desempenhos.

Escolha o formato

Antigamente, as pessoas preferiam se reunir pessoalmente por acharem que essa era uma maneira de manterem contato visual, facilitar certas negociações e tomadas de decisão. Hoje em dia, em meio a agendas caóticas e rapidez na troca de informações, aliado ao trânsito caótico das grandes capitais, esse hábito não pode ser mais um capricho.

“Depois de cuidar desses itens todos, o líder tem de se perguntar se realmente precisa da presença física da equipe ou não. Se um encontro virtual resolver as questões, o tempo de todos agradece”, diz Christian.